第七节 会计电算化
一、会计电算化的内容
（一）开展会计电算化的意义
1.会计电算化是会计工作的发展方向，各级领导都应当重视这一工作。
2.开展会计电算化工作，是促进会计基础工作规范化和提高经济效益的重要手段和有效措施。
（二）实施会计电算化的要求
1.各单位负责人或总会计师应当亲自组织领导会计电算化工作，主持拟定本单位会计电算化工作规划，协调单位内各部门共同搞好会计电算化工作。
2.各单位开展会计电算化工作，可根据本单位具体情况，按照循序渐进、逐步提高的原则进行。
3.各单位要积极支持和组织本单位会计人员分期分批进行会计电算化知识培训，逐步使多数会计人员掌握会计软件的基本操作技能。
4.会计电算化工作应当讲求成本效益原则。
5.会计电算化工作取得一定成果的单位，要研究并逐步开展其他管理工作电算化或与其他管理信息系统联网工作，逐步建立以会计电算化为核心的单位计算机管理信息系统。
二、实施会计电算化对软、硬件的要求
（一）软件要求
1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章和国家统一的会计制度的规定，保证会计资料真实、完整，提高会计工作效率。
2.配备会计软件是会计电算化的基础工作，选择会计软件的好坏对会计电算化的成败起着关键性的作用。配备会计软件主要有选择通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发会计软件相结合三种方式，各单位应根据实际需要和自身的技术力量选择配备会计软件的方式。
3.配备的会计软件应达到财政部《会计核算软件基本功能规范》的要求，满足本单位的实际工作需要。
（二）硬件要求
由于财务会计部门处理的数据量大、数据结构复杂、处理方法要求严格和安全性要求高，各单位用于会计电算化工作的电子计算机设备，应由财务会计部门管理，硬件设备比较多的单位，财务会计部门可单独设立计算机室。
三、替代手工记账
（一）替代手工记账的单位应具备的条件：
1.配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备；
2.配备了相应的会计电算化工作人员；
3.建立了严格的内部管理制度。
（二）替代手工记账应注意的问题
1.采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当符合国家统一会计制度的要求，采用中文或中外文对照，字迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按《会计档案管理办法》 的规定执行。
2.在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可以从这些数据中产生，因此可以用"总分类账户本期发生额及余额对照表"替代当期总分类账。
3.现金日记账和银行存款日记账的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册，要求每天登记并打印，每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。
4.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。
（三）实现替代手工记账后应注意的问题
替代手工记账后，各单位应做到当天发生业务，当天登记入账，期末及时结账并打印输出会计报表；要灵活运用计算机对数据进行综合分析，定期或不定期地向单位领导报告主要财务指标和分析结果。
四、建立会计电算化内部管理制度
（一）电算化会计岗位和工作职责的划分
1.电算化主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。
2.软件操作：负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平；各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。
3.审核记账：负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认；此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。
4.电算化维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据；此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训；采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，此岗在大中型企业中应由专职人员担任。
5.电算化审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊；要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，此岗可由会计稽核人员兼任；采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。
6.数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平；采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。
（二）建立会计电算化操作管理制度
1.明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件；
2.预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿；
3.操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件；
4.根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
（三）建立计算机硬件、软件和数据管理制度
1. 保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生；
2.确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁 性介质存放的数据要保存双备份；
3.对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备 进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督；
4.健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性；
5.健全必要的防治计算机病毒的措施。
（四）建立电算化会计档案管理制度
1.电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据；
2.电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责；
3.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点；
4.采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。
5.通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。
点评：本章与2007年大纲相比基本没有变化，记账凭证种类按记账凭证填列方式不同的分类中增加了"汇总记账凭证".学员在学习时应重点关注：企业会计要素及其主要特征、会计要素的分类、企业会计等式、试算平衡、会计凭证的基本内容、填制与审核方法、会计分录及其编制、对账、结账和错账更正方法。
