2008年会计职称初级会计电算化账务系统的基本功能与操作流程

账务处理系统又称总账系统，是会计核算的核心，其他业务系统往往需要读取账务系统的数据进行核算，而且要将处理结果汇总生成凭证送账务系统统一处理。许多单位的会计电算化工作往往都是从账务处理系统开始的。
一、账务处理系统的基本任务
⒈力求实现会计循环的自动化。但从原始凭证到记账凭证的确认还不能全部实现自动化。
⒉实现会计信息的多元分类。即不仅实现对总账、日记账和明细账管理，还能实现对往来、部门、项目、数量、单价、外汇及汇率的管理。
⒊实现数据的高度共享。
二、账务处理系统的主要特点
1、遵循世界通用的复式记账原则。计算机账务处理系统简化了会计循环，消除了手工会计信息处理的许多技术环节，对会计人员的技术要求只在于从原始凭证到记账凭证的编制和确认。
2、记账凭证是数据处理的起点。手工账务一般是从处理原始凭证开始，而计算机账务系统一般不直接处理原始凭证，无论采用前台或后台工作方式，一般都需要由人工编制记账凭证输入系统，并以此为起点开始数据处理。
3、部分凭证可以由机器自动生成。手工系统中所有的记账凭证都要人工制作，而计算机账务系统中的部分记账凭证可以由系统自动生成，实现所谓的自动转账。
（1）账务处理系统内部对于待摊、预提、摊销、损益结转等每月固定的转账凭证可由机器自动生成
（2）电算化系统中的其他子系统都可以自动生成记账凭证并传递给账务处理系统
（3）由电子商务产生的电子凭证也可以自动转换为记账凭证，并传给账务处理。
4、计算机内部账簿体系有较大的变化。手工系统中严格设置日记账、明细账、总账等相互制约的账簿体系，但在计算机账务处理系统中，不一定存在与之对应的账簿体系。
(1)记账凭证成了第一重要的账簿，它是永久性的会计档案，是赖以生成其他序时账和分类账的基础；
(2)总账一般也是一个重要的账簿，但除了科目总账之外，还应该有部门总账、客户总账、项目总账等等，以存储多元分类汇总的数据；
(3)其他序时账和明细分类账在机内都不应该是永久性的，只是在查账时才临时生成，至于是否需要打印输出还值得商榷。
5、记账规则与记账程序。手工会计规定的记账规则在计算机中有些是不必要的，有些也是难以实现的。在计算机账务系统中记账的内涵已不相同，记账一般只能按一种固定的处理程序，根据记账凭证更新各种总账文件，除了科目总账之外，可能还要更新客户总账、部门总账、项目总账等辅助总账文件。
6、内部控制已部分实现程序化。手工条件下行之有效的平行登记、试算平衡、签字盖章等许多控制方法已不再适用，其中相当一部分控制要由账务系统自动实现。会计人员可以不理会数据在计算机内部的处理方法，只要输入凭证正确，由此产生的总账、明细账和日记账绝对不会出现错误。因此，如何保证输入凭证的正确性成了内部控制的关键。
7、可以提供定期或实时的财务报表。尽管账务系统以输出账簿和固定报表为终点，但它仍然是资产负债表等外部报表的主要数据来源。由于账务系统实现多元分类和实时更新各种分类汇总信息，所以以此为基础的财务报告得以向内容多元化、形式多样化以及定期与实时报告相结合的模式发展。
8、查账比手工系统更为方便。在计算机账务处理系统中，只要给出需求条件，即时就可以得到内容详尽、格式美观、本期（月、年）或跨年度的会计信息。
三、账务系统的基本功能
一般来说，账务处理系统的基本功能应包括系统设置（初始化）、凭证处理、期末处理、出纳管理、辅助核算、账表管理、系统维护等。其基本功能模块结构如下页图所示。
四、账务处理系统的操作流程
计算机账务处理系统的操作流程如下：
1、建立账套和初始设置；
2、启用账套；
3、日常账务处理。日常最基本的业务是凭证处理，其流程是：
⑴填制凭证；⑵凭证审核；⑶凭证记账。
此外，考虑到企业一般不能在会计期末及时结账，所以账务处理系统允许本期结账之前输入下一期间的记账凭证，但这些凭证必须在本期结账之后才能审核与记账。
五、账务处理系统与其他系统的关系
账务系统是会计信息系统的核心，它与其他系统有密切的联系，即除了与其他系统共享编码方案、会计科目、存货分类、存货档案、部门档案等基础数据之外，还与许多系统传递数据：读取数据、编制记账凭证存入。