为了反映设备和材料采购业务的增减变动及结转情况，核算其采购成本，企业应设置以下会计科目。
1、“物资采购”科目
该科目用以核算企业购入的设备和材料的采购成本。其借方反映外购设备和材料的实际成本，以及月终结转入库材料实际采购成本小于计划成本的差额；贷方反映验收入库设备的实际成本，入库材料的计划成本、短缺和损失，以及月终结转入库材料实际采购成本大于计划成本的差额。余额一般在借方，表示在途设备及材料的实际成本。该科目下应设置“设备采购”和“材料采购”明细科目，分别核算设备和材料的采购成本。
2、“采购保管费”科目
用以核算企业为采购、验收、保管和收发设备和材料所发生的各种费用。其借方核算企业发生的各项采购保管费用；贷方核算己分配计人设备和材料采购成本的采购保管费用；本科目一般元余额。采用按计划分配率分配采购保管费的企业，本科目期末借方余额反映实际发生数大于计划分配数的差额，贷方余额反映实际发生数小于计划分配数的差额，年度终了时，本科目的余额应全部计入设备和材料采购成本。本科目应按采购保管费用项目设置明细账进行明细核算。
3、“库存设备”科目
用以核算企业用于开发工程的各种库存设备的实际成本。本科目借方核算购入并验收入库设备的实际成本；贷方核算出库交付安装设备的实际成本；余额在借方，表示库存未安装设备的实际成本。本科目应按设备的存放地点和设备的类别等设置明细账进行明细核算。
4、“库存材料”科目
用以核算企业各种库存材料的计划成本或实际成本。本科目借方反映购入并验收入库材料的计划成本或实际成本；贷方反映出库材料的计划成本或实际成本；期末借方余额，表示库存材料的计划成本或实际成本。
5、“材料成本差异”科目
核算企业各种材料的实际成本与计划成本之间的差异。本科目借方登记入库材料及低值易耗品实际成本大于计划成本的差异；贷方登记实际成本小于计划成本的差异、结转出库材料和低值易耗品应负担的成本差异；借方余额表示库存材料和低值易耗品的实际成本大于计划成本的差异；贷方余额表示其实际成本小于计划成本的差异。本科目应分别按材料类别或品种进行明细核算。
二、采购业务的核算
1、设备采购的核算
例1：假设某房地产开发公司从外地采购用于开发工程的设备一台，有关发票、账单列明其买价（含税）80 000元，代垫运杂费4500元，已通过银行予以承付。会计分录如下：
（1）支付款项：
借：物资采购——设备采购 84500
贷：银行存款 84500
（2）按计划分配率5%，分配应负担的采购保管费：
借：物资采购——设备采购 4225
贷：采购保管费 4225
（3）上项设备到达并验收入库：
借：库存设备 88725
贷：物资采购——设备采购 88725
例2：假设采购上项设备时，按购货合同规定应预付50%的货款，余款在收到设备后一次付清，会计分录如下：
（1）预付款项40 000元（80 000×50%）
借：预付账款 40000
贷：银行存款 40000
（2）收到发票、账单
借：物资采购——设备采购 84500
贷：应付账款 84500
（3）结转预付款项
借：应付账款 40000
贷：预付账款 40000
（4）付清余款
借：应付账款 44500
贷：银行存款 44500
（5）分配该项设备应负担的采购保管费，仍按计划分配率5%进行分配，为4225元
借：物资采购——设备采购 4225
贷：采购保管费 4225
（6）设备验收入库，结转其成本
借：库存设备 88725
贷：物资采购——设备采购 88725
2、材料采购的核算
例3：某房地产开发公司采用商业承兑汇票结算方式购甲材料一批，价款（含税）为200000元，运杂费5000元（货到支付）。该材料采用计划成本核算，其计划总成本为210 000元。会计分录如下：
（1）开出、承兑商业汇票
借：物资采购——材料采购 200000
贷：应付票据 200000
（2）货到时支付运杂费
借：物资采购——材料采购 5000
贷：银行存款 5000
（3）材料全部验收入库，结转其计划成本
借：库存材料——甲材料 210 000
贷：物资采购——材料采购 210000
（4）按计划分配率4%分配应负担的采购保管费8200元（20500O ×4%）
借：物资采购——材料采购 8200
贷：采购保管费——材料 8200
（5）结转材料成本差异3200元（213200-210 000）
借：材料成本差异——材料 3200
贷：物资采购——材料采购 3200
例4：某房地产开发企业采用托收承付结算方式采购乙材料一批，材料已到达并验收入库，而发票账单未到，货款末付。
对于此项业务，月份内可暂不入账，待发票账单到达时，再进行会计处理，如果月终发票账单仍未到达，为了在报表中能真实地反映企业库存材料的情况，对此，企业应暂估价入账。
（1）假设企业所购乙材料月终发票账单仍未到达，按计划价50 000暂估入账
借：库存材料——乙材料 50 000
贷：应付账款 50 000
（2）下月初，用红字作与前相同的分录，冲回暂估料款
借：库存材料——乙材料 50 000
贷：应付账款 50 000
（3）待收到发票账单时，再按照正常方法进行会计处理，在此不再赘述。
企业在外购材料过程中，由于种种原因可能会发生短缺和损耗，对此，也应进行正确的会计处理：
（1）能够确定责任人的损失：
借：应收账款（供货单位赔偿）
其他应收款（运输单位赔偿）
贷：物资采购
（2）需要查明原因才能转销的损失：
借：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢
贷：物资采购
查明原因后，予以转销：
借：营业外支出（自然灾害造成的净损失）
采购保管费（无法收回的超定额损失）
贷：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢
三、采购保管费的核算
采购保管费核算较简单，日常发生的各项采购保管费，应根据有关凭证直接归集到“采购保管费”科目。会计分录为：
借：采购保管费
贷：银行存款等
企业发生的采购保管费，应于月份终歹时全部分配计入本月购人的各种物资的实际采购成本。为了使年度内各月材料物资采购成本能均衡负担，采购保管费也可按照计划分配率进行分配，按计划分配率分配的采购保管费与实际发生的采购保管费的差额，平时可保留在“采购保管费”科目内不予转销，在编制资产负债表时，列入“待摊费用”项目，如为贷方余额则作抵减“待摊费用”处理。但年度终了时，采购保管费应全部计入材料物资的采购成本，而不留余额。
采购保管费按计划分配率分配的计算公式为：
采购保管费计划分配率=全年计划材料物资采购保管费÷全年计划外购材料物资价税和运杂费×100%
某项材料物资应分配的采购保管费=该项材料物资的价税和运杂费×计划分配率
