二、应对项目风险的态度
在很大程度上,管理项目风险的最佳方法是遵循风险管理的一般标准程序。也就是说,制定风险管理计划,识别风险,分析风险的数量与性质影响,确立风险处理战略,以及项目开始后认真监视和控制风险。
项目风险与其他的风险类型之间的差别在于:企业在大多数情况下,对于项目组在执行工作中可能遇到的问题类型会有清晰的认识。管理层己知将出现可预见的以组织为源头的问题、管理客户需要与项目要求时不可避免的挣扎,以及与计划和控制的不足相关的问题。这些问题是普遍的,并且植根于项目及项目管理的本质中。
了解项目风险的源头,能够降低发生不利事件的可能性及其影响。由于企业面临风险的一大部分是与机构的问题有关,因此,管理层应当将注意力放在识别这些问题并制定策略加以处理上。可用的办法有:
1.矩阵管理下的团队建设
矩阵管理下的团队建设的几种常用方法包括:项目经理想尽办法提高团队的凝聚力,实施奖励制度,并在团队成员间建立私人联系。为了使团队更具凝聚力,项目经理可以采取以下步骤:
(1)举行启动会议,介绍团队成员,明确角色和责任,提出项目章程,并邀请项目赞助人发表讲话,鼓舞士气;
(2)举行阶段性会议,为团队成员提供会面的机会,以增进了解;
(3)从事公关活动,确保团队工作不时地登上企业简报。
若为剌激团队成员而设立奖励制度,项目经理可:①在重要目标实现后,举行庆祝晚会;②公开认可团队成员的成绩,例如,在阶段性会议上;③向应当受到奖赏的团队成员发出嘉奖信,并确定将嘉奖信放入其个人档案中;④团队成员为推动项目工作的开展付出巨大努力后,允许他们休假;⑤向执行经理建议,为主要团队成员提供培训,以强化他们的技能。
为了建立牢固的私人关系,项目经理可:①了解团队成员的兴趣爱好,显示出其个人对于团队成员的关注:②维持"门户开放政策欢迎团队成员在任何时候到办公室谈话;③尽最大努力为团队成员提供物质和精神上的支持。
上述建议的中心意思是:在利用借入的职员时,存在对团队工作的偏低承诺水平的风险。为了应对这种风险,管理层需要采取明确的措施,强化团队承诺。
2.设立强大的变动控制程序
客户需要与项目要求带来的挑战在于产生范围扩大的问题,这种情况是指项目细节要求有所改变,以满足客户、经理人员和项目团队成员的需要。这些小变化的累计效果可能是破坏性的。项目范围扩大的现象是很普遍的。处理这种风险的最佳方法是,设立强大的变化控制j程序,并在项目存续期间实施这些程序。
3.遵循良好的计划和控制原则
必须采取措施确保项目团队成员对这些原则非常熟悉。项目经理及其他项目成员应具有制定进度计划、预算及资漉分配的专长。项目管理类教科书中的一个重要内容就是了解和掌握计划工具,本章不作详细讨论。如果能够遵循良好的计划和控制原则,采用适当的工具,并且员工能够胜任并执行有效的计划和控制活动,那么,植根于计划和控制不足中的问题会大幅减少。
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