五、职务分析的程序
职务分析时需要观察职务活动行为的特征，与有关人员面谈，编制和审查职务分析材料，编写职务说明书。它的（去掉）一般程序可（去掉）经过：准备阶段（去掉）、调查阶段（去掉）、分析和汇总完成等四个阶段。
（一）准备阶段
首先是确定职务分析的目标，如可能是企业为了制定培训政策或薪金政策而需要了解各职务的特点。即企业明确职务分析目标就是明确职务分析的结果将用于何处。
然后围绕着已明确的职务分析目标，人力资源部门需要解决以下四个方面问题：一是确定需要那种类型的（去掉）信息类型，二是信息的形式，三是使用什么方法收集职务分析所需的（这些）资料，四是由谁来进行（去掉）分析资料。
1．确定职务分析需要的信息类型
职务分析需要的信息类型其实质就是上述所讲的规范的职务描述应包括的几个方面的内容或要素，即工作活动和工作程序、物理环境、社会环境、个人条件。其中第四个方面的内容由职务描述中的聘用条件变为个人条件，两者稍有不同，个人条件的具体内容包括：
与工作有关的知识、技能如需要的教育训练、工作经验等，个人态度、能力倾向、身体特征、人格、兴趣等。
在确定职务分析所需要的信息类型时，应根据职务分析的目标来确定需要什么样的信息以及重点应放在哪一方面的信息内容上。
2．职务分析的信息形式
职务分析的信息形式分为定量和定性或介于两者间的某个点上等三种形式。典型的定性形式是用词语表示职务分析结果，一般性地描述工作内容、工作条件、社会关系和个性要求等内容。定量信息是使用数量单位表示测量的结果，如工作中的氧气消耗量、单位时间内的产量、单位时间内的差错次数、工作小组的规模、能力测量的标准和对工作的评定分等等。
3．职务分析（信息收集）的方法
实质上就是收集工作分析所需的信息资料的方法，一般有观察法、面谈法（包括个人访谈法和小组访谈法）、与专家进行的技术会议、问卷（包括结构式问卷和开放式问卷）（去掉）、工作日记法、关键事件记录、设备设计信息、工作活动记录等。
4．确定由谁来收集信息
收集信息的人员可以是组织内部或外部的咨询员、职务分析专家、管理者和工作的承担者；若组织规模很大，而且不同区域有独立的报酬管理，职务分析则由这些部门的分析人员完成。信息收集人员收集信息所需的仪器设备，可以是照相机、生理记录仪等等。另外，企业要选择有分析能力、写作技巧、善于沟通和熟悉业务的人员担任分析员的工作、并对他们做职务分析的培训。
（二）调查阶段
调查阶段是一个收集信息的实质性过程，要全面地调查工作过程、作业环境、工作性质、难易程度、责任、人员条件等内容。分析人员应该通知被调查的员工，利用问卷调查法和功能分析法等收集与工作有关的信息。这种调查分析一般集中在（针对）工作和人员两个方面展开。
关于工作的调查分析要围绕着（针对）工作本身来进行的。对某项职务应承担的工作的各个构成因素进行调查、分析，确定和描述该职务的工作性质、内容、任务和环境条件；同时还要研究一个职务的具体工作活动，考察与这个工作有关的所有方面，明确此职务工作本身的特点。
关于人员的调查分析（针对人员进行的，）要研究每一职务的任职者所应该具有的基本任职条件。它是在工作描述的基础上，分析、研究和确定担任该项职务的人员应具备的工作能力、知识结构、经验、生理特征和心理特征等方面，它解决的问题是什么样的人可以从事这项工作。应当说明的是人员的调查分析只是分析了解了可（去掉）从事工作的人员的最低要求，而不是从事工作的最佳人选的要求。
（三）分析阶段
该阶段的主要任务是对前阶段围绕工作和人员所作的调查分析的结果（去掉）进行深入全面的总结分析。具体工作如下：
1．仔细审核、整理获得的各种信息；
2．创造性地分析、发现有关工作和工作人员的关键成分；
3．归纳、总结出工作分析的必需材料和要素。
（四）完成阶段
是工作分析的最后阶段。可以说前三个阶段的工作均是为达到此阶段作为工作目标。（去掉）此阶段的任务就是根据工作分析规范和信息编制“职务描述书”与“任职说明书”。具体工作如下：
1．根据工作分析规范和经过分析处理的信息草拟“职务描述书”与“任职说明书”；
2．将草拟的“职务描述书”与“任职说明书”与实际工作对比；
3．根据对比结果决定是否修正和如何修正，甚至是否需要进行再次调查研究；
4．若需要，则重复2—3步工作，尤其是特别重要的岗位，可能对“两书”作多次修订；
5．形成最终的职务分析的“职务描述书”与“任职说明书”；
6．将“两书”运用于实际工作中，并收集运用的反馈信息，以不断完善“两书”；
7．对工作分析的工作本身进行总结评估，并将“两书”归档保存（可运用现今的信息技术加以报考的保存）（去掉），为今后的工作分析提供借鉴和信息基础。
本节重点、难点分析：
如何进行“职务描述书”和“任职说明书”的编写？“职务描述书”和“任职说明书”是工作分析的结果表现，工作分析是人力资源管理的基础，因而，“职务描述书”和“任职说明书”是人力资源最基础的参考文本；要合理地编写“职务描述书”和“任职说明书”，首先要明确什么是“职务描述”和“任职说明”？然后按照工作分析的程序进行。
职务描述具体说明了工作的物质特点和环境特点，主要解决工作内容与特征、工作责任与权利、工作目的与结果、工作标准与要求、工作时间与地点、工作岗位与条件、工作流程与规范等问题。工作描述无统一的标准，但通常包括以下几个方面：工作名称、工作活动和工作程序、物理环境、社会环境、聘用条件。
任职说明也即任职要求，它说明担任某项职务的人员必须具备的生理要求和心理要求。通常包括以下几方面：一般要求：包括年龄、性别、学历、工作经验；生理要求：包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度；心理要求：包括观察能力、集中能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、创造性、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、交际能力、性格、气质兴趣爱好、领导能力等。
在明确了“职务描述”和“任职说明”后、按职务分析程序进行操作，以便最后取得“职务描述书”和“任职说明书”。职务分析的程序一般包括准备、调查、分析和汇总完成等四个阶段。在准备阶段主要确定职务分析的目标并在此基础上确定所要收集的信息类型、信息形式、收集方法、收集者。其中，应根据职务分析的目标来确定信息重点，信息收集方法包括观察法、面谈法、与专家进行的技术会议、问卷、工作日记法、关键事件记录、设备设计信息、工作活动记录等，收集信息的人员可以是组织内部或外部的咨询员、职务分析专家、管理者和工作的承担者。
调查阶段实质上是一个收集信息的过程，一般针对工作和人员两个方面展开。针对工作本身主要对某项职务应承担的工作的各个构成因素进行调查、分析，确定和描述该职务的工作性质、内容、任务和环境条件；同时还要研究一个职务的具体工作活动，考察与这个工作有关的所有方面，明确此职务工作本身的特点；针对人员主要是研究每一职务的任职者所应该具有的基本任职条件，它解决什么样的人可以从事这项工作。
分析阶段的主要任务是对前阶段围绕工作和人员所作的调查进行深入全面的总结分析。汇总完成阶段的任务就是根据工作分析规范和信息编制“职务描述书”与“任职说明书”。具体工作如下：
1．根据工作分析规范和经过分析处理的信息草拟“职务描述书”与“任职说明书”；
2．将草拟的“职务描述书”与“任职说明书”与实际工作对比；
3．根据对比结果决定是否修正和如何修正，甚至是否需要进行再次调查研究；
4．若需要，则重复2—3步工作，尤其是特别重要的岗位，可能对“两书”作多次修订；
5．形成最终的职务分析的“职务描述书”与“任职说明书”；
6．将“两书”运用于实际工作中，并收集运用的反馈信息，以不断完善“两书”；
7．对工作分析的工作本身进行总结评估，并将“两书”归档保存，为今后的工作分析提供借鉴和信息基础。
