1、租约的管理。租户入住、续约、退租等各项管理工作的安排,租户档案的建立。
2、租金的管理。包括:押金、月租金、电费、水费、煤气费、清洁费、印花税等费用。
3、投诉管理。包括:租户的投诉、内部的投诉等(在商场还有顾客的投诉)。
4、维修管理。包括:租户进驻前的装修、新增设备的安装、日常租户投诉的维修、保养部各系统对设备的日常维修、检修、公寓的退租大修等。
5、安全、消防的管理。保安部对外围、公寓、车场、写字楼、消防中心24小时的日常管理。其中包括:租户的人员情况、治安投诉、施工现场、火灾报警、租户来访留宿的登记、租户钥匙、消防监控设备的检查、特殊保卫等一系列管理工作。
6、清洁卫生管理。包括:日常的公共区清洁服务工作、对租区内部的固定清洁、临时清洁、公寓的住前和住后清洁、垃圾的处理等。
7、其他的管理。包括:行政管理、与中心其他部门共同负担的一些管理事宜等。
8、人力资源的管理。包括:员工管理、员工培训、规章制度的建立。
以上8条管理内容只是根据物业部动作的情况归纳出来的,但是物业部下属的每个部门根据管理、服务的对象不同,其管理的侧重点亦不同。如公寓管理部日常的管理工作有租户管理、前台管理、幼儿园管理、行政、工会、维修、物资、清洁、保安、健身俱乐部等几个部分组成。并且每一部分又可进一步细分。如租户管理这一项中就包括:租户住前安排和住后安排、租金的管理、租约的管理、续约、投诉等一系列的管理内容。这里每一项的管理内容还可以再进一步细分。
另外,在中华商务中心,还有一些和物业部平行的主要部门参与物业管理,这些部门包括:
市场部:主要负责市场销售、租约签署、租户的变更、续约等。
财务部:主要负责租金、租户的押金、欠租报告等有关租户交纳的费用以及物业部各部门在日常管理中所要支取的各种管理费用。
业务发展部:主要负责商场的租约、租金管理。
中心人事部:物业部新员工的录用、解聘、员工工资标准的制定以及新租户的餐卡等。
案例分析:
组织是企业管理的一项基本职能,古典的管理学将组织作为与计划、指挥、协调、控制并存的五大职能之一。现代的管理学则进一步强调组织是有效管理的重要手段,组织结构是实现企业战略的组织保证。
随着经济环境的变化,企业本身的壮大、发展,要求组织进行结构设计。在进行组织设计中,应考虑到:(1)企业的环境,包括行业特点、原材料供应情况、人力资源条件、市场特点、政府的政策法令等;(2)企业的战略;(3)企业技术,不仅包括设备、生产工艺,而且包括员工的技术知识和技能、管理业务的知识和技能;(4)人员素质,包括各类员工的价值观念、工作态度、工作风格、行为模式、工作经验和年龄结构等;(5)企业的规模,规模不等的企业应采用不同的组织结构体系;(6)其他一些影响因素。在组织结构的设计中,应遵循如目标原则、权责统一原则、精干高效原则、分工协作原则、明确性原则、管理幅度原则等相关的原则。
中华商务中心是一家合资企业,根据其管理物业的特定性质,设计了与其相适应的组织结构。在总经理下设物业部、市场部、人事部、公关部等具体部门。在物业部下,结合对写字楼、公寓和商场租户的分类,设置写字楼管理部、公寓管理部、商场管理部以及其他配备部门,保证企业的正常运营。