问卷调查法
问卷调查法就是根据岗位分析的目的、内容等,事先设计一套岗位问卷,由被调查者填写,再将问卷加以汇总,从中找出有代表性的回答,形成对岗位分析的描述信息。问卷调查的关键是问卷设计。问卷设计形式分为开放型和封闭型两种。开放型:由被调查人根据问题自由回答。封闭型:调查人事先设计好答案,由被调查人选择确定。设计问卷时要做到:①提问要准确;②问卷表格要精炼;③语言通俗易懂,问题不可模棱两可;④问卷表前面要有指导语;⑤引进被调查人兴趣的问题放在前面,问题排列要有逻辑。
问卷调查法的具体实施有,职位分析人员首先要拟订一套切实可行、内容丰富的问卷,然后由员工进行填写。正式进行工作分析前,考量各部门之工作内容及可行时间,先行拟定了进行时间表,若不可行,则可弹性调整。
(1)问卷发放
进行各部门之工作分析问卷发放时,先集合各部门之各级主管进行半小时之说明。
(2)填答期间
虽然在工作分析问卷填答前有过详细的说明,也进行了问题解决,但是仍是有许多问题产生,因此,在此期间必须注意各部室之填写状况,并予以协助。
(3)问卷回收及整理
对于回收之资料,首先必须检查是否填写完整,并仔细查看是否有不清楚、重叠或冲突之处,若有,便由工作分析与人力资源主管进行讨论,判断是否对此任职者或其主管进行面谈,以确认资料收集之正确性。
如果事先已请填写者将内容转换成计算机档案,则工作分析员只需以原档案进行修改即可,不需再花费许多时间将问卷内容转换成计算机文书文件,且只要资料确认无误,即可完成职务说明书之撰写。
(4)工作分析成果
依据工作分析之目的进行所获得的成果即为职务说明书。
问卷调查法在岗位分析中使用最为广泛,其优点是费用低、速度快,调查范围广,尤其适合对大量工作人员进行岗位分析,调查结果可实现数量化,进行计算机处理。它免去了长时间观察和访谈的麻烦,也克服了进行职务分析的工作人员水平不一的弱点。这种方法对问卷设计要求较高,设计比较费工,也不像访谈那样可以面对面地交流信息,因此,不容易了解被调查对象的态度和动机等较深层次的信息。问卷法还有三个缺陷,一是不易唤起被调查对象的兴趣;二是除非问卷很长,否则就不能获得足够详细的信息;三是需经说明,否则会理解不同,产生信息误差。
该方法适用于对工作进行量化排序,并与工作报酬相联系的工作分析