雇员提案计划已经逐渐被人们所遗忘，提案箱孤零零地挂在办公室的一个小角落的墙上，员工提交的书面建议，可能堆放在那里，有时候甚至可能被忘记。要想最大限度发挥企业的提案系统的作用，必须建立一个从“点子”到生成结果的正式的流程。
根据代顿的雇员参与协会（EIA）公布的针对47家公司近45万名员工的一项调查显示，在2003年，这些员工共提交了253，240条建议，其中有93034条被采纳，这些有效建议帮助企业节省了近6.24亿美元，大约32%的员工向他们的雇主至少提交了一条建议。
而这项投资所获得的回报是巨大的。调查报告显示，公司给每个员工提交的意见的平均奖励是235美元，而公司所获得的价值却有十倍之多。
既然拥有这么多的收益，任何企业的管理人员都有必要问一下自己：为什么我们不改善企业的提案制度呢？
人力资源部的挑战
不少企业对正式的提案制度表现出犹豫不决的一个原因在于，成功地创造和构建这个系统并不是一个小工程，而且这样做的风险很大。如果没有管理或充分利用好提案制度，结果只会是打消员工的士气。试想，如果企业鼓励员工提意见，然后又置之不理，这实际上是在给员工发送这样的一个信息：OK，在你退休的时候，你会得到回应的！这对的员工而言，是一个可怕的信号。
此外，员工提案制度中，也有不少潜在问题是对所涉及的工作缺乏正确的理解和管理支持，如在提交意见和最终决策之间有太长的周转时间、对员工及评估人员培训不足、提案计划的推销与公开性不足等。所有的这些因素都有可能使整个计划最终归于失败。
而HR有责任让组织的每一个人都溶进这个计划中来，在这个过程中，HR扮演的是一个协调角色。关键在于，HR必须预先采取一些相关措施，推动组织的每一个人都乐于参加相关的培训并处理这些提案。如果人力资源部没有获得适当的授权，提案制度就会如同黑洞一般，员工的有效建议都将在此消逝，而只有那些热衷此事的个别员工才会参与其中。
怎样推动？
美国的一个轮轴制造公司虽然有明确的提案制度，但提案经常被积压，158天后才能进行评估和提供反馈。这种做法显然是无法接受的，管理人员决定采取措施缩短整个周转过程。
2002年，公司尝试了一个新的办法：每周一花一小时筛选提案，然后在每周一次的例会上，包括生产、工程、维修、人事、品质等各部门负责人都参与评估。这样，提案评估的时间便缩短到94天。但公司并没有为此而满足，而是制定了一个新目标：将整个评估程序缩短为75天。
2003年，提案小组开始每天筛选所有的新提案。这样，提案评估在58天内就可以出来，突破了企业的预定目标。整个2003年，696个员工提交的建议中，174条被采纳，大概有39%的员工参与其中。
而为了帮助员工将他们的建议转变成切实可见的利益，公司使用了一个由三部分组成的表格收集建议。第一部分，员工详细描述有待改进的建议，包括让他们感到困惑的东西。第二部分，计算出他们提供的建议可能会给公司带来哪些可估量的收益。最后是一个图表，员工在上面将他们的想法以图表的方式展现出来，用另一个方式让评估人员去理解和衡量这个提案。如果建议是有价值的，提案将会很快传送到五个提案评估小组。
每个星期，公司都会写信给那些建议没有被采纳的员工，而意见被采纳的员工则会获得具体的反馈和奖励。
从意见到政策
一般来说，大多数的提案计划都将目标锁定在节减成本，事实上，有一些提案计划却有可能帮助改善整个公司范围内的政策。
为了鼓励员工踊跃提出建议，发挥他们的主动性，加拿大多伦大的四季宾馆要求63个子公司都要有一个适当的提案系统，并对所有的建议提供定时的评估与反馈。
同时，每个宾馆都成立了一个“直线指导”委员会，委员会每月定期会面，每个部门的代表都有一次提出意见和发表观点的机会，包括向总经理提问。员工的直线上司不能出席这一会议，目的是创造一个轻松的会议环境，以获得最诚挚的建议，并能毫无保留地反馈给高层。
提案的沟通主要通过两个渠道完成。一是所有宾馆的经理通过数据库提出及分享建议，二是通过由副总裁和区域管理人员组成的委员会定期召开会议来实现。在会议上，大家提出建议并集体讨论，而那些获得赞同的建议将被交付执行。
金钱并不是一切
多年前，不少公司在提案计划中引入现金奖励机制。员工的建议被采纳执行并为公司节省了一定数量的成本时 ，就会得到一笔丰厚的奖励，而其它节省出来的成本将会分配给那些当年度对公司提出有效建议的所有员工。然而当认可在提案系统中占有一席地位时，金钱就不再是主宰。世界上所有的调查显示，丰厚的奖励并不一定能带来更好的建议。
一个有60年历史的公司的总裁比尔。莫克认为，一个部门的员工建议仅仅是节省了他们的时间和金钱，但有可能逆向影响另外一个部门。因此，需要找到一些办法帮助管理人员和员工以更优的方式组合在一起工作，并检查对彼此的影响。
莫克建议，可以通过不同部门之间大量的交叉式培训，使得员工学会提出具有协作性的建议，这些建议会激发员工得到一些更为整体化的观点，在工作办事的时候，能够找到一个更为简洁易行的办法。
为此，部门之间每周定期碰面，讨论改善建议，员工提出的建议获得成功后，则通过认可计划获得回报，或授予荣誉，而钱不再是主要的关注点，员工获得认可的方式可以是将他的名字发布在公司的公告板上，管理人员则对员工的改进建议给予个性化的礼物和激励的方式表示感谢。
HR Magazine 2005年3月刊
管理提案文化
一般来说，员工提案制度主要包括以下几个必要的部分：
◆ 高管人员的支持
◆ 一个简单易行的提案流程
◆ 一个强力的评估和落实提案的流程
◆ 一个有效的公布和沟通流程
◆ 一个公平而不失激励的奖励机制
◆ 一个关注组织关键目标的计划
然而，保持一个高效的提案系统却是一项艰巨的任务，如果一个提案制度变得陈旧时，兴趣和参与也会随之消失，要避免出现一些常见的出轨情况，建议：提供“建议”培训。所有的员工都是企业潜在的建议者，必须完会理解提案计划，并认识到这些计划对他们的重要性，提出一些具有创造性的建议并能够为了获得最好的执行机会而做一些调查与交流。
提出评估者培训。这主要侧重于建议主体的公平性、准确性、一致性和及时性，如果在评估中缺少任何一项，对建议计划的支持都有可能消逝。
获得定期反馈。要求员工在年度反馈中了解正在做的是什么，什么是暂时还没有执行的。提案计划不应该是静态不变的，而是要随着企业的需要和关注点的变化不断发展和修正。
不断寻求进步。应不断寻求一个解决问题的更好的办法，并将这种理念根深蒂固成为文化与愿景描述，或是成为商业计划沟通中的一个积极的发展方向。
