监理工程师：监理会议成功的三个要素（一）

　　会议是协调和指导监理活动的重要工具之一，每个监理人员都熟悉开会，但能把一个会议开得有成效并不容易。对于主持监理会议的总监而言，成功的会议主要依据于以下三个要素：
　　一是会议任务的管理；
　　二是会议程序：
　　三是会议文件的准备。笔者结合自己几年来在监理一线工作的实践，就此发表一点粗浅的看法。
　　一、会议任务的管理
　　1、会议的目标
　　会议任务是指会议上要做的事，这也是会议的目的。因此，总监首先要确定会议的目标。会议的目标一经确定，则对会议任务的管理也就开始了。
　　会议目标的类型有：解释问题；对所要解决的难题寻找可供选择的方案；评估行动方案；在各种选择中作出决策；计划下一步的行动；交流信息；回顾和澄清问题；评价已取得的工作进展；提出论点等。在一次会议上，可能试图解决一个问题，也可能解决相关的两个或多个问题，这要视具体情况而定。
　　2、会议的范围
　　在会议的目标确定之后，下一个问题就是规定会议的规范。它是与会议目标紧密相关的另一个重要问题。因为与所定会议目标联系的问题有许多个，那么这一次会议探讨、研究哪些问题必须明确地规定下来，以便使会议始终围绕重点进行研讨。
　　会议的目标和范围确定之后，就可决定邀请哪些人参加会议。如果会议的目的不清楚，也就无法决定邀请哪些入来参加会议。被邀请者应该是那些能够实现会议目标的人员。对那些需要了解情况的听会者，即使他们没有多少发言权也不要排除在外。在被邀请人的名单中不应该包括那些不需要听会的旁观者，因为与会议无关的旁观者参加会议的话，势必冲淡与会者的注意力，甚至还可能影响与会者直率地发表意见。
　　3、会议时间安排
　　确定了会议的目标，议事范围，参加会议人员及其需要的做的准备工作之后，总监就可以进行会议时间表的安排。从解决问题的时机来说，召开会议的时间既不能太早，也不应过晚。召开会议的时间过晚，则错过解决问题的时机，如果太早，会使与会者来不及做好准备。会期定了后，要早日通知与会者，以便使参加会议的人能更好地计划自己的工作时间。
　　4、会议地点
　　会议地点的安排要利于实现会议的目的和方便与会者。会议地点的选择受会议目的支配，并对会议能否成功有直接的影响，故应精心地选择。例如，需要与会者解决施工过程中的问题，则会议地点选在工地现场召开放为有利。有的会议需要查阅一些参考资料，则会议地点就选在靠近保存档案或所需资料的地方。一般来说，与监理工作有关的会议，通常安排在工地为好。（考试大监理工程师）