监理工程师：监理档案将步入无纸化管理

　　监理档案将步入无纸化管理随着我公司监理业务不断发展，承担的监理项目逐渐增多，监理档案的数量也随之增加，如何更好地编制、保管和利用监理档案，使之能够更好地适应信息社会的需要，更好地发挥监理档案的作用，成为我公司监理业务的一项重要工作。在公司领导的高度重视下，我们按照1999年1月1日颁布实施的北京市《工程建设监理规程》的要求，并考虑到信息时代，逐步向无纸化办公的发展趋势，我们对竣工监理档案的管理进行了尝试性的工作，为今后竣工监理档案的管理摸索经验。
　　监理档案是监理单位对项目实施监理过程中直接形成的，具有保存和利用价值的各种原始记录，是我们监理工作情况的反映。
　　在1999年以前，我公司都是按照（94）京建监字第558号文《北京市工程项目监理工作管理规定》的要求编制竣工监理档案的。监理过程中所有的资料都收入档案中，并于竣工后全部移交到了公司档案室。/考·试·大/每年都有数十万张档案积压到档案室，没有充足的合理的地方存放档案，一旦业务需要查阅档案，都是费时、费力上翻下找，几十公斤的档案挪来挪去，档案管理人员苦不堪言，有时甚至影响了业务工作，也没能更好地发挥档案的作用。鉴于以前档案管理的种种不利因素，结合《工程建筑监理规程》的要求，我们对竣工监理档案的管理进行了尝试性的工作。
　　首先，我们按照《工程建设监理规程》的要求对纳入监理档案的内容进行了精减，例如：在保证监理过程中监理资料一定要齐全的前提下，对分项，分部工程质量报验认可单的附件——质量检验评定表，不归入档案，仅归入认可单及隐蔽工程检查记录。同时，又增加了一些公司认为重要的资料，如甲方授权书，驻场监理人员任职时间表、业主评价等，从而形成了我公司一整套简而精的监理档案目录。
　　然后，又按照ISO9002质量体系的要求，编写了《监理竣工档案编制作业指导书》，从内容到形式上都要求统一规范，为监理档案的进一步开发利用奠定了基础。在我公司领导的高度重视和关怀下，高投入购置了进口大型文档扫描仪，并配备了专职人员经培训后进行扫描。
　　在此基础上，我们对各项目监理部移交到公司的监理档案进行初步整理，使之符合文件扫描的要求。我们先在计算机内设置好监理档案目录，然后将整理好的档案逐页扫描存入设置好的目录里，通过这项工作将纸质载体的监理档案转化为电子监理档案，从而完成了监理档案载体形式上质的飞跃。/考·试·大/
　　此时的电子文件是独立的，就如一张一张的纸，相互之间还没有联系起来，我们再利用高科技软件将一批一批的电子监理档案连接起来，形成连续的、有序的一个整体，可利用计算机对扫描录入的各项目的监理档案进行管理。
　　最后，对每个监理项目形成的电子档案整理好后利用光盘刻录机刻录成一张光盘。几千张，甚至上万张纸的一个项目的监理档案经过一系列技术处理归结为一张或二张光盘。对纸质的监理档案，在超过保存期限以后，挑选其主要内容，将每个项目档案，制作成几本精装本，永久保存，作为公司的业绩可随时翻阅。当业务需要对以前的监理档案进行查阅时，只需将光盘插入光驱，轻点鼠标，即刻进入各案卷，直至文件，可以放大观察其局部，也可以缩小，纵览全貌，联接打印机，可以打印出来，还可以在原文件的基础上修改，形成新的文件。
　　联接入网，可以实现远程访部，各级领导可以轻点鼠标及时调阅有关档案，当机立断，完成各项决策，目前，我公司已经完成了包括国际金融大厦、京瑞大厦、北京热电厂、朝阳房管局、马家堡小区、/考·试·大/鲁谷电话局等项目监理档案的扫描录入工作并刻制光盘。同时正在加紧制作其精装本。我公司此举仅是对监理档案管理工作的一个初步探讨、尝试，如何更好地利用监理档案，更好地完成监理档案的历史使命，还有待于大家共同探讨。