(一)项目监理机构文件资料管理的基本职责如下：
(1)应建立和完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料。
(2)应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料，宜采用信息技术进行监理文件资料管理。
(3)应及时整理、分类汇总监理文件资料，并按规定组卷，形成监理档案。
(4)应根据工程特点和有关规定，保存监理档案，并应向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。
(二)管理要求
1．工程监理文件资料收文与登记
项目监理机构所有收文最后由项目监理机构负责收文人员签字。对于工程照片及声像资料等，应注明拍摄日期及所反映的工程部位等摘要信息。收文登记后应交给项目总监理工程师或由其授权的监理工程师进行处理，重要文件内容应记录在监理日志中。
2．工程监理文件资料传阅与登记
工程监理文件资料需要由总监理工程师或其授权的监理工程师确定是否需要传阅。每一位传阅人员阅后应在文件传阅纸上签名，并注明日期。文件资料传阅期限不应超过该文件资料的处理期限。
3．工程监理文件资料发文与登记
工程监理文件资料发文应由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理机构图章。发文应留有底稿，并附一份文件传阅纸，信息管理人员根据文件签发人指示确定文件责任人和相关传阅人员。
4．工程监理文件资料分类存放
工程监理文件资料应保持清晰，不得随意涂改记录，保存过程中应保持记录介质的清洁和不破损。工程监理文件资料的分类原则上可按施工单位、专业施工部位、单位工程等进行分类，以保证工程监理文件资料检索和归档工作的顺利进行。
5．工程监理文件资料组卷归档
工程监理文件资料编制要求
(1)归档的文件资料一般应为原件。
(2)文件资料的内容及其深度须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准的要求。
(3)文件资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符。
(4)文件资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
(5)文件资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
(6)文件资料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mmX210mm)。纸张应采用能够长时间保存的韧力大、耐久性强的纸张。
(7)文件资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标(解像力、密度、海波残留量等)要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。
(8)文件资料中的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。
(9)文件资料应采用打印形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。
工程监理文件资料组卷方法及要求
(1)组卷原则及方法：
1)组卷应遵循监理文件资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；
2)一个建设工程由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷；
3)监理文件资料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
(2)卷内文件排列：
1)文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
2)图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
3)既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
6．工程监理文件资料验收与移交
