第二节 监理资料管理职责和要求
【收文、登记、传阅】
收文登记表上应记录文件名称、文件摘要信息、文件发放单位、文件编号、收文日期。文件资料不得以盖章和打印代替手写签认。
工程影像应注明拍摄日期、反映的工程部位等，交给项目总监处理，重要文件内容应记录在监理日志中。
涉及建设单位的指令、设计单位的技术核定单，应将其复印件公布在项目监理机构专栏中。
每一位传阅人员阅后应在文件传阅纸上签名，并注明日期。
建设工程监理文件资料发文应由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理机构图章。
【监理文件资料编制要求】
（1）一般应为原件。（2）内容及其深度须符合国家技术规范、标准的要求。
（3）内容必须真实、准确，与工程实际相符。（4）应采用耐久性强的书写材料。
（5）应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。（6）幅面尺寸规格宜A4纸。（7）缩微制品适应长期安全保管。（8）图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。（9）应采用打印形式，手工签字，复印件加盖公章并注明原件保存处。
【监理文件资料级差方式及要求】
（1）组卷原则及方法。一个工程由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷；监理文件资料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
（2）组卷要求。案卷不宜过厚，一般不超过40mm；不同载体的文件一般应分别组卷。
（3）卷内文件排列。文字材料按事项、专业顺序排列，批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
【归档范围和保管期限】
口诀：
监理：规划专月总结短，造价分包不存档。
建设：预月付款短，争议延期久。
【监理文件资料移交】
（1）建设单位在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案。
（2）停建、缓建工程的监理文件资料暂由建设单位保管。
（3）对改建、扩建和维修工程，建设单位应组织工程监理单位据实修改、补充和完善监理文件资料，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交。
（4）建设单位向城建档案管理部门移交工程档案，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。
（5）工程监理单位应在工程竣工验收前将监理文件资料按合同约定的时间、套数移交给建设单位。
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