工程在施工过程中所形成的资料应按《建筑工程资料管理规程》JGJ/T 185--2009的要求进行整理，如果地方标准高于本规程要求，也可使用地方规程，但必须满足以下基本要求。
一、基本规定
(一)工程资料的管理
(1)工程资料应与建筑工程建设过程同步形成，并应真实反映建筑工程的建设情况和实体质量;
(2)工程资料管理应制度健全、岗位责任明确，并应纳人工程建设管理的各个环节和各级相关人员的职责范围;
(3)工程资料的套数、费用、移交时间应在合同中明确;
(4)工程资料的收集、整理、组卷、移交及归档应及时。
(二)工程资料的形成
(1)工程资料形成单位应对资料内容的真实性、完整性、有效性负责;由多方形成的资料，应各负其责;
(2)工程资料的填写、编制、审核、审批、签认应及时进行，其内容应符合相关
规定;
(3)工程资料不得随意修改;当需修改时，应实行划改，并由划改人签署;
(4)工程资料的文字、图表、印章应清晰;
(5)工程资料应为原件;当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，并应有经办人签字及日期;提供单位应对资料的真实性负责;
(6)工程资料应内容完整、结论明确、签认手续齐全;
(7)工程资料宜采用信息化技术进行辅助管理。
二、工程资料分类
(1)工程资料可分为工程准备阶段文件、监理资料、施工资料、竣工图和工程竣工文件5类;
(2)工程准备阶段文件可分为决策立项文件、建设用地文件、勘察设计文件、招投标及合同文件、开工文件、商务文件6类;
(3)施工资料可分为施工管理资料、施工技术资料、施工进度及造价资料、施工物资资料、施工记录、施工试验记录及检测报告、施工质量验收记录、竣工验收资料
8类;
(4)工程竣工文件可分为竣工验收文件、竣工决算文件、竣工交档文件、竣工总结文件4类。
三、施工资料组卷要求
(1)专业承包工程形成的施工资料应由专业承包单位负责，并应单独组卷;
(2)电梯应按不同型号每台电梯单独组卷;
(3)室外工程应按室外建筑环境、室外安装工程单独组卷;
(4)当施工资料中部分内容不能按一个单位工程分类组卷时，可按建设项目组卷;
(5)施工资料目录应与其对应的施工资料一起组卷;
(6)应按单位工程进行组卷。
四、工程资料移交与归档
工程资料移交归档应符合国家现行有关法规和标准的规定，当无规定时应按合同约定移交归档。
(一)工程资料移交
(1)施工单位应向建设单位移交施工资料;
(2)实行施工总承包的，各专业承包单位应向施工总承包单位移交施工资料;
(3)监理单位应向建设单位移交监理资料;
(4)工程资料移交时应及时办理相关移交手续，填写工程资料移交书、移交目录;
(5)建设单位应按国家有关法规和标准的规定向城建档案管理部门移交工程档案，并办理相关手续。有条件时，向城建档案管理部门移交的工程档案应为原件。
(二)工程资料归档保存期限
(1)工程资料归档保存期限应符合国家现行有关标准的规定。当无规定时，不宜少于5年;
(2)建设单位工程资料归档保存期限应满足工程维护、修缮、改造、加固的需要;
(3)施工单位工程资料归档保存期限应满足工程质量保修及质量追溯的需要。
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