论加强管道建设中工程资料的管理

    三、解决办法
    （一）从工程项目立项抓起是做好竣工资料的前提。
    目前，工程建设项目大多实行项目法人负责制的管理模式，项目法人既然对整个项目负责，自然也就意味着对项目的竣工资料负责，从工程项目立项开始就设立工程项目资料管理机构和管理人员，负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作，负责对施工单位竣工资料的指导、监督。针对管道建设工程项目规模大，周期长，监理及施工单位多等特点，竣工资料编制工作实行“三同步”管理制度，即工程立项开始与竣工资料收集同步；工程施工过程与竣工资料形成同步；工程完工验收与工程资料验收同步。将资料管理贯穿到工程施工的全过程。 
    （二）建立健全资料管理制度是做好竣工资料档案的工作基础。
    原油管道建设施工单位、监理单位来自全国各地，他们大都按照各自长期形成的习惯进行工程管理，对资料管理也都按习惯做法立卷归档。而作为一个项目工程，则要求所有归档的资料具有准确、齐全、规范的特点。因此，项目管理部门在工程建设初期（而不是中后期）就应结合工程项目的实际情况，制定适合本工程项目的资料管理规定，明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。工程项目管理单位和监理单位，在项目开始之初就应制定出一套可行的、适合本工程特点的竣工资料所要求的表格及样本，以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作，这样，才能避免资料格式的多样性、不规范性。只有加强工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。 
    （三）加强过程控制是保证竣工资料真实有效的手段。
    工程项目建设单位、监理单位工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到工程建设与资料整理同步进行，避免施工与资料整理两张皮，切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生，负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场，对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查，建立过程控制奖罚制度，督促各参建单位高标准、严要求做好工程档案资料。 
    （四）运用合同法律手段是做好竣工资料工作的重要保证。
    石油管道工程建设实行全国招投标制度、工程建设监理制度，这为工程资料的收集、整理创造了良好的外部环境。工程项目资料管理部门应善于应用招标承包的有利条件，积极参与合同的起草工作，把文件材料积累归档工作作为合同的一项重要内容单独列一条款，对竣工文件材料归档范围、竣工验收时间、竣工资料副本内容、份数及质量提出明确要求，并设立一定数额的资料押金，使工程施工承包商能够高度重视工程档案的归档工作。只有这样，工程资料的归档工作才能从法律上得到真正保证。此外，还要充分发挥工程监理单位的监督职能，把竣工文件编制的监督、审核、验收工作纳入监理工程师的技术管理范围。 
    （五）重视档案知识宣传教育是确保竣工资料质量的有力措施。
    石油工程建设管理部门工程管理人员、监理工程师、承包商等来自祖国四面八方，对工程资料的重要性认识参差不齐，因此，在项目开工后，工程项目管理单位就应高度重视和加强档案资料的基本知识宣传和教育工作，有计划、有措施、分期分批对工程管理人员、监理人员、施工单位管理、技术人员进行档案基础知识和施工过程中原始资料签证操作方法及本项目对竣工资料整理编制、工程项目验收的基本要求进行培训。使工程项目管理人员、监理工程师、施工技术人员、竣工资料整理专业技术人员在增强档案意识的同时也熟知档案业务。使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求，提高施工管理水平。杜绝施工过程中不规范的原始资料和文件出现。确保一流的工程、一流的竣工档案资料质量。 
    （六）竣工文件整编列入进度计划是“同步”完成项目档案的有效措施。
    各施工单位，在制定工程进度计划时，应将每个分部、分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中，并作为重要的网络节点来完成。对在整编资料中出现的“原件不齐全”“签证资料不齐全”“不规范”“不统一”等问题，要及时研究给予解决。为防止再出现此类问题，要加强监督检查。各建设单位要执行标准，对不符合标准的资料要拒收，从源头保证交工资料的质量。 
    （七）严格把住竣工验收关，使工程竣工资料发挥凭证作用。
    进行竣工验收的一个重要条件必须是竣工资料达到项目要求，因此在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理工程师及专兼职资料管理人员要严把审查验收关，对各参建单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签证是否完备，组卷是否合理等等。总之，在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理部门、工程项目专兼职资料管理员、项目主管部门档案管理人员要密切配合，确保竣工资料档案的真实性和准确性。使竣工资料在工程项目决算时，真正发挥凭证作用，档案资料不通过，则不予返还资料保证金，甚至不予决算。
    四、结语
    工程资料管理工作是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作，是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复合性工作，要保证工程竣工资料完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工及验收的全过程，就必须不断加强业主、监理和施工单位的管理水平，只有这样才能保证形成一流的工程施工资料，从而为建设一流工程项目提供资料方面的保证。