建立项目组合管理系统
项目组合经理需要的过程――被称为项目组合管理系统或者PPMS――是针对项目组合管理的广泛的、文档化的和报考的策略集合、商业过程、工具、计划和控制。项目组合管理系统为单个的项目/计划管理系统提供指导和限制，并保证他们联合起来以加速冲突的解决。
计划和实施一个有效的项目组合管理系统提供了一种方法，该方法可以日常地分析和量化项目的价值，按照优先级排序项目，识别需要开始、重新确定优先级排序和停止的项目。尤其是，项目组合管理系统允许项目经理回答比如一下的问题：
哪些项目将最好地支持组织的商业策略和目标？
一个项目或者计划是否提供了期望的商业结果，如组合矩阵中表明的那样？
是否每个组合计划都具备了合适的资源，包括具备了适当技能的员工？
一个综合的项目组合管理系统应当包括战术过程和战略过程。战术过程关注于正在进行的组合项目的持续绩效问题。战略过程关注在组合的演化上，包括选择新的项目以符合商业目标和战略。此外，缩小一个与合组合目标和策略不符的项目的范围或者取消该项目的建议也应当是项目组合管理系统过程的一部分。
项目组合管理系统的主要活动包括收集项目信息，评估项目和组合健康状态以及商业贡献，和管理校正措施。对于组合的风险承担者的日常评审工作来说，这些活动是基础。
收集组合信息
为了准确地评估一个组合，管理人员需要统一的或者集中的项目级的数据，这些数据基于定量的（金融，缺陷，市场份额等等）和定性的度量（股东义务，客户满意度，风险等等）。为了准确，在分析这些信息之前，他们应当协调并验证数据。然后，他们应当从项目层次和组合层次两个视角来观察这些数据。例如，他们应该对每个单独的项目和全体项目的财政健康状态进行评估，以保证整个组合满足其财政目标。
收集和合并数据的工具应当实现一些跟踪的功能，数目较少的项目组合可能使用电子制表软件来追踪和评估组合的健康状态，但是具有多样的复杂的项目的组合需要一种自动化的工具来辅助收集、合并和分析活动。
评估组合
有效的项目组合分析包括对组合商业结果的测量和比较，以决定该组合符合其商业决策既定的目标。评估过程需要同时包括短期和长期的角度，并且应当测量和检查战术和战略参数：
战术角度：单个组合项目的健康状况和绩效战略角度：总体的组合商业结果根对目标测量项目和组合的绩效，允许管理人员回答以下问题：
现行的项目是否产生了预期的商业利益并且支持组合的整体商业战略？
项目是否按照平衡风险和最优价值的原则来评定优先级？
项目中出现问题的是哪些趋势和指标？哪些校正措施是必要的？
正在进行中的项目提议是否符合市场趋势？它们是否支持当前/未来的客户需求和新的战略目标？
是否有合适的资源可以利用确保有效地实施当前的和预测的项目？
通过将每个项目的健康状况/贡献数据映射到商业决策标准，管理人员可以容易地看出项目是否符合或者超过限定指标，从而来识别组合中不一致的部分。
Rational Portfolio Manager是一个IBM 策略管理工具，提供组合仪表盘，它可以以各种各样的形式包括投资计划图、记分卡、多维联机分析处理中心点以及报表来帮助管理人员收集并解释组合信息。例如，使用组合仪表盘，管理人员可以给每个项目的限定值分配绿色、黄色和红色中的一种状态，然后开发记分卡或仪表盘和报表。这样，他们就可以看出项目的绩效是怎么样的。
仪表盘创造多种视图和报表的一个例子。管理人员可以利用这些视图和报表，基于定量和定性的指标进行组合健康状况和价值贡献的分析。对于记分卡和投资计划图，组合中的每个项目将会被评估和分配为绿色、黄色和红色中的一种状态。管理人员将会知道分析那些从绿色到黄色或者从绿色到红色的项目，以确定他们的负面影响是否足够大以至于需要授权校正措施。
管理组合
对不一致的项目采取校正措施是项目组合管理系统的一个关键的组件。如果一个项目或组合不符合或超出其目标，识别根本原因、形成一个校正措施计划然后监控并追踪以保证措施被实施和问题被解决是非常关键的。项目组合管理系统应当有一种跟踪趋势和预见问题的机制以确保管理人员能够实施主动的措施以避免不一致的项目。项目组合管理系统还应该记文档化和跟踪这些措施来保证它们达到各自的目标。如果一个成功的预防措施是可重复的，那么项目组合经理应当将其合并到项目组合管理系统中。
针对商业标准和目标收集并分析数据允许管理人员和执行官对于项目投资做出基于事实的决策，从而避免了他们对组合不利的个人主观判断。困难的但是必要的校正/预防措施可能包括：
给高优先级的项目重新分配资源。
分配经过认证的项目经理到那些具有相当价值的项目中。
取消或者不竞标被选定的项目或合同。
实施风险降低计划。
进行项目质量评审。
协商进度表的变更。
为项目经理提供指导。
评审组合评审组合对于与所有项目的风险承担者交流项目组合的状态是非常必要的。这样的评审应当被当作一个迭代的过程，能够确保管理人员和执行官做出正确的决策，保持组合健壮。这些决策涉及：
确保组合持续的与商业战略一致。
确保当前的组合符合其目标。
跟踪校正管理措施的有效性。
在组织的能力和约束内提供一个平衡的组合（风险和价值）。
验证商业决策标准和项目/组合的准确度。
确保资源容量能够符合项目需求。
确保项目组合管理系统是合适和有效的。
组合评审的频率、形式和参加者名单会根据组织的不同而不同。会议应当同你的组织结构以及组合中的数目、大小和持续时间相一致。如果你有自动报表的能力，你就可以在会议之间分发报表以及在每次的数据收集时非常迅速地完成你的目标。
改进组合
组合是报考的。你的项目组合管理系统是否已经在稳定状态或者仍然在进化，你需要一个确定的能够持续改进的过程，该过程与组合评估和跟踪及度量组合改进的措施管理过程密切相连。改进过程也很重要，它保证组合评估的结果将“反馈”呈现在商业过程中。最后，为了将来的组合项目，项目组合管理系统应当包括一种机制可以收集、分析和合并已经取得的教训。
获得益处
如果在一个良好定义的项目组合管理系统对组合管理应用项目管理的最佳实践，组织可以实现巨大的好处 ：
通过对不一致的项目或计划实施校正管理措施，可以获得组合的高绩效。
一致的管理过程带来的低成本。
有问题的项目或计划被尽早的识别出来。
通过基于绩效和商业标准的比较实现组合的目标。
组织范围内的沟通和管理有效性的提高。
低风险项目投资和最优化商业价值的总体项目的平衡。
一个好的项目组合管理方法的实际结果是一个可以对整个商业战略作出重大贡献的更加可控的环境和商业单元。
