确保企业项目成功如何平衡三大要素？

　　要素二：流程 
　　人所具有的缺点会影响到他有效地利用创造力、远见和智慧。流程能以某些方式弥补人的这些不足，使他的时间和精力得到有效利用。最佳流程并不会产生额处的工作。相反，它们服务于特定的目标，致力于确保项目的效率和一致性，且对使用它们的人来说往往是“隐形”的。 
　　人们常常犯错，所以流程必须帮助缓解这种倾向。大多数时候，一个好流程可以在第一时间帮助人们避免犯错。例如，洗衣店的流程包括在放置袜子前进行配对，这将避免人们穿上不配对的袜子去上班。再如，每天早晨收听交通和天气报告，你就能选择最佳的交通工具和路径去上班。 
　　人们还常常忘记事情。他们会忘记完成工作的一些必要步骤，或颠倒步骤的前后顺序，而流程有助于人们按照正确的顺序完成所有必须要做的事情。如果你每天早上都是先沐浴，再刷牙，然后更衣，最后吃早餐的话，这种始终如一的生活习惯可以确保你不会忘记任何步骤。如果这个流程改变了，结果可想而知。并且，如果你没有采取其他措施来弥补这种改变所带来的影响的话，结果一定非常糟糕。 
　　人们在很多事情上都比较含糊。他们常常忽略重要的细节，因此需要有流程来引导人们注意必要的细节，确保必要的精确度。很多人在挑选要穿的衣服时都有一套流程，包括色彩和款式的搭配等。这些指引使他们可以轻易地做出合适的选择。 
　　但不是每个错误、遗漏或失准都是可以避免的，因此流程也就涉及到通过＾考试大一级建造师＾检查和权衡来发现和纠正错误，从而避免产生问题。早晨出门前照照镜子，你就能发现和纠正自己在仪容和着装上的问题，以防它们破坏你美好的一天。 
　　同样，你还必须对流程进行调整，使之可以向项目相关人提供他们所需的支持，同时提高他们的工作效率。当流程符合了人们的需求时，它就会变成“隐形”的，人们自然而然地就会这样做，根本不会觉得自己是在遵循某一流程。 
　　虽然人们能借助流程完成很多事情，他们也有可能不能一致地执行流程。有时候，这种不一致性将使流程的效果大打折扣。如果流程执行不一致，其效果也会不一致。如果流程得到切实执行，其效果是可以预见的。 
　　确保流程执行的一致性并不是要求你拘泥于形式。事实上，如果某个流程能够有效地满足你的需求，你就很容易连贯一致地执行它。然而，在企业中，由于涉及到很多人，确保流程执行的一致性就更具挑战性。首先，如果一个流程能让所有执行它的人都感觉不到它的存在，而是自然而然地就照着它做了，这样的流程可以说是少之又少。如果让每个人都根据自己的判断行事，他们的执行方式可能稍微有些不同。有时，这些微小差异无关紧要，但更多的时候它们都会引发问题。 
　　因此，大多数流程都要求有人注意企业的员工在执行它的时候的一致性。有多种方式可以完成这项工作，例如同事的检视、同事的施压、“督导”的监督、经理的强制，或审计员的仔细检查。一定要通过某种机制来确保流程执行的一致性，这一点非常重要。 
　　流程涉及的人越多，将流程内容形成文档就越能保障流程执行的一致性。如果有新的员工加入，这些文档能使他们迅速了解规章制度和工作方式，并确切地知道组织对他们的期望。 
　　在大型企业，你更加需要借助流程文档来确保不同的团队或部门之间的有效合作，进而确保公司的整体需求得到满足。但是，将流程内容形成文档也有可能做过头。例如，有些公司为了通过ISO 9000认证，制作了大量旨在通过认证和评级的文档。不幸的是，当流程的首要目标，即支持人的工作，被这些目标取代时，流程会变得非常繁琐。当然，如果流程文档太多，人们也不愿意去阅读，或者无法找到所需的指引。 
　　要素三：工具 
　　流程有助于人规避自己的不足，从而大展拳脚。尽管项目参与人员有时能够有效地执行流程，但并非总是如此。另外，很多流程对人的工作效率具有负面影响。有些流程由于繁琐之至，即便它们可以解决一些问题，也会引发新的问题。此时，工具成为确保人们有效执行真正有用的流程的关键。 
　　工具有两大基本功能，一是令人所付出的劳动取得事半功倍的效果，提高人的工作效率，二是代替人去工作，因为有时候工具能够比人更有效地完成工作。有些工具只能发挥其中一种作用，但大多数工具都能发挥两种作用。 
　　例如，编译器就是一种能令人的劳动取得事半功倍效果的工具。几十年前，程序员需要写出能在计算机处理器上运行的实际代码。这种方法非常耗时，因为程序员必须构思计算机需要执行的动作，并将这些动作分解成由1和0组成的代码。而编译器可以将每行高层代码转译成数十个(或数百个)计算机命令，它的出现使程序员可以进行更多抽象的工作，花更多的时间和精力去分析和解决手头的问题，他们的工作效率因此大大提升。 
　　因特网就是工具替代人类劳动的一个典型例子。要访问某个网站，你只需要知道＾考试大一级建造师＾它的网址(即资源位置定位符)就足够了。你不需要知道网络是如何定位到你想要访问的网站的。你提供资源位置定位符后，因特网上的计算机就会相互合作，找到你所需要的网页，并决定如何将你的请求发送到目的地，同时接收它的响应消息。 
　　人们不需要了解因特网的细节就可以上网，这使得全球的用户都能使用万维网(World Wide Web)。这是因为因特网以用户看不见的方式完成了这项工作，而用户只是输入资源定位符。 
　　与许多工具制造者所宣称的相反，并不是每项工作都需要借助工具。你的个人能力再结合有效的流程，足以让你漂漂亮亮地完成日常的许多任务。但与此同时，你应该时刻注意是否能借助工具来提高人或者流程的效率。你可以根据工具的两大基本功能，来判断在哪些情况下需要借助工具。流程中是否有些步骤要占用大量时间？仔细观察你的员工在哪些具体的步骤和任务上花费了时间。员工的精力应该集中到能够发挥其创造力和智慧的工作上。他们是花大量的时间去从事创造性的工作，还是被很多非创造性的工作耗费了精力？ 
　　如果某个流程需要人们花大量的时间去完成一些非创造性的工作，就应该借助工具了。找到一种可以实现事半功倍效果的工具，这样人们就可以投入更少的时间从事非创造性的工作，而投入更多的时间完成更具挑战性的工作。这不仅有助于提高人们的工作效率，也能改善他们工作与生活的质量，因为他们可以花更多的精力从事更加有趣和更具挑战性的工作。 
　　有没有一些流程根本不需要人的参与？通过上面的分析，我们有时会得出重要的发现，即某项工作根本不需要员工具有独特的能力。在这种情况下，整个工作都可以自动化完成。如果找到合适的工具，员工就可以把时间花在更加重要的工作上。 
　　一旦某种工具被采用，必定要求流程有所改变。但应＾考试大一级建造师＾该认真考虑是否值得为了采用某种工具而去改变流程。这些改变对员工会有何影响？新流程是否能给员工的工作提供支持？员工是否有时间，并且掌握了必需的技能和知识去执行新流程？新流程是否支持公司的目标？ 
　　切记工具的作用是为了提高人和流程的效率。任何会降低效率的工具都应该被抛弃。