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备忘录属于广义的信函中的一种，它是公司或者部门内部的通讯形式，主要是员工之间传达信息，比如会议安排、情况报告、问题处理等。备忘录的目的是有效、快速传达信息，因此语言应简练，层次清楚，易于理解。如有并列信息，可借助项目符号或编号等，使人一目了然。
备忘录的写作分两段或三段，
第一段 | 写明备忘的事宜。 |
第二段 | 说明备忘事宜的细节，如活动的时间、地点、需要做的准备以及其他注意事项。 |
第三段 | 说明备忘事宜重要性，或者补充说明其他细节，如联系人等。 |
备忘录的格式：
备忘录的结构形式一般包括五个部分，信笺上端的文字说明；信头；正文；结尾；附件。考研英语应用文中的备忘录写作只考察信头和正文两个部分，
信头 | 自上而下，依次写明To(致)，From(自)，Date（日期）和Subject(主题）。 |
正文 | 首行空两格，段落之间不空行。 |
二、常用表达
1 . I have the honor to inform you that...
我很荣幸地通知您......
2.I would like to remind you that our office is in want of a new English typewriter.
我想提醒您一下，我们办公室急需一部英文打字机。
3.l have several proposals for cutting down the cost.关于降低成本我有几个建议。
4.This is further to your memo dated June 6,2006, in which you proposed that employees adopt the “punch in”system.
回复你2006年6月6日关于员工实行打卡考勤制度的备忘录。
5. l believe these changes will decrease the product cost.
我相信这些改革会降低成本的。
6.Please let me know your response to these suggestions.
我想知道你对于这些建议的看法。
7.Please feel free to contact me if you need further information.
如果需要更多信息请随时与我联系。
8. I highly appreciate your considerations to these proposals.
我期待你能考虑一下这些建议。
三、万能模板
Memorandum
To：
From：
Date：
Subject：
①说明写备忘录的目的和背景。As (原因） . I am writing this memo to remind you about .
②③备忘的具体事宜或工作的具体安排或要求。The ...is scheduled at 9 a.m. on March 18,2022 (Tuesday).It involves two parts： first ____； second . We had better ， so that .
If you have any difficulty, please contact Li Ming at 12345678.
【小试牛刀】
1、A luncheon is to be held on March 26th, 2022 to welcome Prof. William. As a conference coordinator, write a memo to Dr. David Smith to
(1)remind him of the luncheon, and
(2)confirm the time and venue.
You should write about 100 words on ANSWER SHEET 2.Do not sign your name at the beginning of the memo. Use“Li Ming" instead.
Memorandum
To：Dr. David Smith
From：Li Ming
Date：March 26th, 2022
Subject：Welcome Prof. William
I am writing this memo to remind you about a luncheon for welcoming Prof. William.
The luncheon is scheduled at 12 a.m. on March 26th, 2022. It involves two parts: first Prof. William will make a presentation to the students and teachers, which is a research about modern computer technology; second you will behalf teachers give a welcome speech, that express a warm welcome to our school. We had better arrival early.
If you have any difficulty, please contact Li Ming at 12345678.
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