索赔报告正文,包括题目、事件、理由(依据)、因果分析、索赔费用(工期)。题目应简洁说明针对什么提出的索赔,即概括出索赔的中心内容。事件是对索赔事件发生的原因和经过,包括双方活动所附的证明材料。理由是指出根据所陈述的事件,提出索赔的根据。因果分析是指依上述事件和理由所造成成本增加、工期延长的必然结果。最后提出索赔费用(工期)的分项总计的结果。
计算过程和证明材料的附件是支持索赔报告的有力依据,一定要和索赔中提到的完全一致,不可有丝毫相互矛盾的地方,否则有可能导致索赔失败。
应当注意,承包商除了提交索赔报告的资料外,还要准备一些与索赔有关的各种细节性的资料,以便对方提出问题时进行说明和解释,比如运用图表的形式对实际成本与预算成本、实际进度与计划进度、修订计划与原计划的比较、人员工资上涨、材料设备价格上涨、各时期工作任务密度程度的变化、资金流进流出等等,通过图表来说明和解释,使之一目了然。
四、提交索赔报告
索赔报告编写完毕后,应及时提交给监理工程师(业主),正式提出索赔。索赔报告提交后,承包商不能被支等待,应隔一定的时间,主动向对方了解索赔处理的情况,根据所提出的问题进一步作资料方面的准备,或提供补充资料,尽量为监理工程师处理索赔提供帮助、支持和合作。
索赔的关键问题在于“索”,承包商不积极主动去“索”,业主没有任何义务去“赔”,因此,提交索赔报告本身就是“索”,但要让业主“赔”,提交索赔报告,还只是刚刚开始,承包商还有许多更艰难的工作。
五、索赔报告评审
工程师(业主)接到承包商的索赔报告后,应该马上仔细阅读其报告,并对不合理的索赔进行反驳或提出疑问,工程师将自己掌握的资料和处理索赔的工作经验可能就以下问题提出质疑:
⑴ 索赔事件不属于业主和监理工程师的责任,而是第三方的责任;
⑵ 事实和合同依据不足;
⑶ 承包商未能遵守索赔意向通知书的要求;
⑷ 合同中的开脱责任条款已经免除了业主补偿的责任;
⑸ 索赔是由不可抗力引起的,承包商没有划分和证明双方责任的大小;
⑹ 承包商没有采取适当措施避免或减少损失;
⑺ 承包商必须提供进一步的证据;
⑻ 损失计算夸大;
⑼ 承包商以前已明示或暗示放弃了此次索赔的要求等等。
在评审过程中,承包商应对工程师提出的各种质疑作出圆满的答复。
六、谈判解决
经过监理工程师对索赔报告的评审,与承包商进行了较充分的讨论后,工程师应提出对索赔处理决定的初步意见,并参加业主和承包商进行的索赔谈判,通过谈判,作出索赔处理的最后决定。
七、争端的解决
如果索赔在业主和承包商之间不能通过谈判解决,可就其争端的问题进一步提交监理工程师解决直至仲裁。按FIDIC《土木工程施工合同条件》的规定,其争端解决的程序如下:
⑴ 合同的一方就其争端的问题书面通知工程师,并将一份副本提交对方。
⑵ 监理工程师应在收到有关争端的通知后84天内作出决定,并通知业主和承包商。
⑶ 业主和承包商收到监理工程师决定的通知70天后(包括70天)均未发出要将该争端提交仲裁的通知,则该决定视为最后决定,对业主和承包商均有约束力。若一方不执行此决定,另一方可按对方违约提出仲裁通知,并开始仲裁。
⑷ 如果业主和承包商对监理工程师决定不同意,或在要求监理工程师作决定的书面通知发出84天后,未得到监理工程师决定的通知,任何一方可在其后的70天内就其所争端的问题向对方提出仲裁通知,将一份副本送交监理工程师。仲裁可在此通知发出后的56天之后开始。在仲裁开始前的56天内应设法友好协商解决双方的争端。