搞好工程技术档案管理工作

　　随着市场经济的迅猛发展和现代企业管理制度的建立，企业的档案管理工作日益与企业营销、生产、技术、质量活动休戚相关。企业档案是企业内外部信息的载体和归缩，尤其是工程技术档案更是企业技术创新和管理创新的基础。然而，有一些建筑施工企业在改革大潮中，在转轨变制时，不重视工程技术档案的管理，以致影响到企业的生存和发展。本文就如何以工程质量为重点，全面搞好工程技术档案管理工作谈点意见，以供参考。
　　1当前工程技术档案工作存在的问题
　　（1）企业领导思想上存在某些模糊认识。一是现阶段国家对档案管理评比、达标、升级活动暂停，行政主管部门硬性干预减少，由此认为档案管理工作无关紧要；二是随着经济体制的改革，实行社会主义市场经济，企业有更多的自主权，由此认为档案管理是计划经济的产物，现在可以不要了；三是现在企业推行ISO9000标准质量体系认证，其中有文件和资料控制的要素或过程，于是认为ISO9000标准认证可以包容全部的技术档案管理。基于这些思想和认识，有的企业的档案管理机构被撤消或合并，人员裁减或分流，档案管理职能削弱或很少有人过问，正常的业务工作也没有系统地开展起来。
　　（2）管理网络的不健全。一是企业没按行政、经营、施工生产技术、科研、基本建设、财会、人事、仪器设备等形成综合性档案管理，而是片面追求经济效益，重经营、财会档案，轻施工技术、安全档案管理者屡见不鲜，造成工程技术档案管理上无统管部门、下无对口管理人员的局面；二是未针对施工企业分散、流动、线长、面广的特点实行报考管理。作为企业的决策层，只要求基层施工单位能向建设单位交工验收，向公司上交利润就行了，而不管技术文件资料如何管理，以致出现以利代管，以包代管的情况，致使工程技术档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发等六大功能严重失控；三是有些企业虽然经过ISO9000标准认证，实施文件和资料控制程序，但是缺乏施工技术管理、技术进步工作管理等详细的文件作支持，使施工技术档案管理无有效的文件化的企业法规可循。
　　（3）管理水平滑坡。主要表现在以下几方面：
　　首先是无约束机制。80年代初，国务院要求加强企业管理的基础工作，随后全国绝大部分施工企业的档案管理都分别达到国家级或省、部级的一、二级管理水平。但是，经过转轨改制后，企业在无外来压力的情况下，普遍未建立自我约束机制，大多存在管理松、散、懒、软的现象，只要能应付交工验收就算大功告成。
其次是由于无统管部门及管理网络，分公司、项目部各自为政，各行其是，致使技术文件、资料、记录与工程失去同步，图纸资料残缺不全，质量记录不够完善，各类报告签证不齐，资料散落在少数技术或质检人员手中，尤其是分承包方的资料严重失控；即使由分公司或项目部收集起来的资料、记录，其保管也缺乏适宜的条件和措施，使技术资料流失、泄密、损坏的情况时有发生。
第三是缺乏足够胜任的技术档案管理人员，某些临时的兼职管理人员素质令人堪忧；基层施工单位的资料员，虽然经过岗前培训，企业也通过ISO9000标准认证，实施了文件和资料控制程序，但所能控制的充其量是与质量管理或与交工验收相关的局部文件和资料。由于没有经过档案管理的系统性培训，他们普遍缺乏对档案的分类、范围、立卷、编目、排列、鉴定、保管、利用等全面的知识和实践经验。此外管理手段和方法落后，没有充分利用微机进行编目、检索、统计和开发等辅助管理。
　　2、解决问题的对策
　　（1）提高认识，转变观念。企业各级领导要适应新的经济体制和经济秩序的需要，要树立现代企业科学管理的思想，要认识到技术档案是企业的重要资源，是管理决策的基础，是企业管理的有效工具。把工程技术档案管理好，有利于经营决策，如借鉴施工过的施工组织设计，可快速参与新的类似工程的投标竞争；有利于整合生产要素，降低工程成本，如参考已往的项目管理经验和工程总结，结合新的工程实际实现管理不断创新；有利于技术创新、提高工程和服务质量，如便捷地采用过去的“四新”资料，在即将开工的工程中实施持续改进；有利于维护企业的合法权益，如利用可追溯的各种技术文件、质量记录去应对工程质量事故、纠纷、索赔。
　　（2）要建立健全工程技术档案管理体系。公司应设专职的技术档案管理员，并组建技术档案室；分公司应设专（兼）职的资料员，项目部应设兼职资料员，形成三级管理网络。公司总工程师或副总工程师，分公司的主任工程师或分管技术的副经理，项目部的工程师或技术员分别负责领导监督各级的工程技术档案管理，并对相应人员进行档案管理业务的有效培训和明确各自的职责权限。
　　（3）制定切实可行的工程技术档案管理制度。可以实行“统一领导、分级管理、定期检查、年终考评”的办法。要做好三个“结合”，一是与)ISO9000认证的内部审核相结合，在实施文件和资料控制程序时，细化工程技术档案管理的内容，与内审同步进行审核；二是与工程交工验收相结合，以工程质量记录为主线，延伸到技术、安全、材料、设备等工程管理方面，在工程项目竣工时，由公司主管部门组织专业大检查；三是与企业的承包经营相结合，把工程技术档案管理纳入一定的指标和考核内容，年终承包考核时进行奖罚兑现。
　　（4）要明确工程技术资料管理范围，以便规范各级管理人员收集、立卷、编目、鉴定、归档行为。根据国家和行业有关规定及施工企业的实际，大体上应包括以下范围：图纸会审；工程地质勘察报告、工程测量定位记录及复核单；开工报告与审批资料；单位、分部、分项工程划分文件；施工组织设计；施工技术方案及特殊工序施工技术措施；技术交底书；(施工总平面图；设计变更与材料代用单；施工技术问题与质量事故处置记录；现场协调会议纪要；设备、原材料、半成品合格证及各种检验、测试记录；隐蔽工程记录；工序交接记录；施工日志；工程技术核对；预试车记录；中间交接记录；竣工报告与工程验收书；竣工图；工程回访单；工程设计、预算、施工预算、工程决算；“四新”应用鉴定资料及审定的各级工法；有关工程的照片、录像带、录音带、软盘等各种媒体资料；工程所获荣誉资料（奖杯、奖牌、证书或文件及其他载体）；施工技术小结及工程总结；其他需要收集整理的资料。
　　总之，只要企业各级领导高度重视，专兼职管理人员认真负责，广大员工积极配合，严格执行有关企业法规，辅以现代化的管理手段，常抓不懈，持之以恒，就一定能把施工企业的工程技术档案管理工作搞好，为企业持续发展作出贡献。