第五节 档案管理
信贷档案是确定借贷双方法律关系和权利义务的重要凭证，是贷款管理情况的重要记录。科学地记录、保管和使用信贷档案，是加强贷款管理、保护贷款安全的重要基础。
一、档案管理的原则和要求(★★★)
档案管理的原则主要有：管理制度健全、人员职责明确、档案门类齐全、信息利用充分、提供有效服务。具体要求如下：
(一)信贷档案实行集中统一管理原则
信贷前后台各部门积累与借款人有关的资料。借阅人借阅档案时，应填写借阅单，经本部门管理员和经理签字，到档案室调阅档案。在调阅过程中，档案资料原则上不得带出档案室。
(二)信贷档案采取分段管理、专人负责、按时交接、定期检查的管理模式
1．分段管理
将一个信贷项目形成的文件材料依据信贷的执行状套划分为执行中的信贷文件(以下简称信贷文件)和结清后的信贷档案(以下简称信贷档案)两个阶段，实行分段管理。信贷文件由风险管理部门和各业务经办部门设专柜分别保管存放。
2．专人负责
银行各级行的风险管理部门和业务经办部门应设立专职或兼职人员(统称信贷档案员)负责本部门信贷文件的日常管理及结清后的立卷归档等工作。信贷档案员应相对稳定，且不得由直接经办信贷业务人员担任。
3．按时交接
业务经办人员应在单笔信贷(贷款)合同签署、不良贷款接收及风险评审完毕后，按规定要求将各类信贷文件及时交信贷档案员保存，信贷执行过程中续生的文件随时移交。
4．定期检查
信贷档案管理工作由行长办公室和风险管理部门共同监督与指导。信贷档案的检查将列入年度绩效考核和档案工作综合管理考评中，并将检查结果报送相关部门负责人及主管行领导。
二、贷款文件的管理(★)
信贷文件是指正在执行中的、尚未结清信贷(贷款)的文件材料。按其重要程度及涵盖内容不同划分为两级，即一级文件(押品)和二级信贷文件。
(一)贷款文件分类
一级文件(押品)主要是指信贷抵(质)押契证和有价证券及押品契证资料收据和信贷结清通知书。
其中押品主要包括：银行开出的本、外币存单、银行本票、银行承兑汇票，上市公司股票、政府和公司债券、
保险批单、提货单、产权证或他项权益证书及抵(质)押物的物权凭证、抵债物资的物权凭证等。
二级信贷文件主要指法律文件和贷前审批及贷后管理的有关文件。
(二)贷款文件管理
1．一级文件(押品)的管理
(1)保管
一级文件是信贷的重要物权凭证，在存放保管时视同现金管理，可将其放置在金库或保险箱(柜)中保管，指定双人(以下简称押品保管员)，分别管理钥匙和密码，双人人、出库，形成存取制约机制。
(2)交接
一级文件由业务经办部门接收后，填制押品契证资料收据一式三联，押品保管员、借款企业、业务经办人员三方各存一联。押品以客户为单位保管，并由押品保管员填写押品登录卡。
(3)借阅
一级档案存档后，原则上不允许借阅。如在下列特殊情况下，确需借阅一级档案的，必须提交申请书，经相关负责人签批同意后，方可办理借阅手续。如：
①贷款展期办理抵押物续期登记的。
②变更抵押物权证、变更质押物品的。
③提供给审计、稽核部门或相关单位查阅的。
④提交法院进行法律诉讼、债权债务重组或呆账核销的。
⑤须补办房产证、他项权益证书或备案登记的。
(4)结清、退还
借款企业、业务经办人员和押品保管员三方共同办理押品的退还手续。由业务经办人员会同借款企业向押品保管员交验信贷结清通知书和押品契证资料收据并当场清验押品后，借贷双方在押品契证资料收据上签字，押品保管员在押品登录卡上注销。
2．二级文件的管理
(1)保管
二级文件应按规定整理成卷，交信贷档案员管理。
(2)交接
业务经办人员应在单笔信贷(贷款)合同签订后将前期文件整理入卷，形成信贷文件卷，经信贷档案员逐件核实后，移交管理。
(3)借阅
二级档案内保存的法律文件、资料，除审计、稽核部门确需查阅或进行法律诉讼的情况下，不办理借阅手续，如借阅已归档的二级档案时，须经有关负责人签批同意后，填写借阅申请表，方可办理借阅手续。
三、贷款档案的管理(★)
贷款档案是指已结清贷款的文件材料，经过整理立卷形成的档案。
(一)保管期限分类
贷款档案的保管期限自贷款结清(核销)后的第2年起计算。其中：
①5年期，一般适用于短期贷款，结清后原则上再保管5年。
②20年期，一般适用于中、长期贷款，结清后原则上再保管20年。
③永久，经风险管理部及业务经办部门认定有特殊保存价值的项目可列为永久保存。
(二)贷款档案管理
①贷款档案员要在贷款结清(核销)后，完成该笔贷款文件的立卷工作，形成贷款档案。
②永久、20年期贷款档案应由贷款档案员填写贷款档案移交清单后向本行档案部门移交归档。
③业务经办部门需将本部已结清的、属超权限上报审批的贷款档案案卷目录一份报送上级行风险管理部门备查。
(三)贷款档案的销毁、
保存到期的20年期贷款档案由档案部门按贷款业务档案和风险评审档案分别提供拟销毁清单，前者交业务经办部门及风险管理部门鉴定，形成正式的贷款档案销毁清单，由业务经办部门、风险管理部门及行长办公室三方负责人在正式清单上审批签字；后者交风险管理部门鉴定，由风险管理部门及行长办公室负责人审批签字。
四、客户档案的管理(★)
业务经办部门应按客户分别建立客户档案卷，移交贷款档案员集中保管。
(一)保管
业务经办部门应设置专门的档案柜(与贷款文件、档案分开存放)集中存放档案。
(二)客户档案
①借款企业及担保企业的“三证”(即年检营业执照、法人代码本、税务登记证)复印件。
②借款企业及担保企业的信用评级资料。
③借款企业及担保企业的开户情况。
④借款企业及担保企业的验资报告。
⑤借款企业及担保企业近3年的主要财务报表，包括资产负债表、损益表、现金流量表等，上市公司、“三资”企业需提供经审计的年报。
⑥企业法定代表人、财务负责人的身份证或护照复印件。
⑦反映该企业经营、资信(“三资”企业还应提交企业批准证书、公司章程等)及历次贷款情况的其他材料。
