在我国的建筑市场中,承包商总处于卖方市场,相对发包方的地位而言总处于劣势。同时,我国的承包商在风险管理上缺乏足够的认识,尤其是竣工验收合格后的风险管理的对策上更是少得可怜,工程竣工验收合格后虽然标志着承包商已经顺利地完成了工程施工任务,但是并不意味着承包商的风险管理可以松懈。如果承包商不把竣工结算后的工作注意加强,必将会导致承包商利润实现少且时间滞后,资金周转不灵,三角债务比较多,严重的可能会将承包商逼上破产倒闭的绝路。因此承包商运用合同手段、经济手段、财务手段来加强竣工验收后的风险管理、保护其合法权益就显得尤为重要。本文作者通过广泛调查了解,发现承包商在竣工验收后的工作不到位,而且在竣工后承包商的风险很多都是来自于发包方。针对这一结果,本文总结提出以下四种风险防范对策,以降低承包商竣工结算风险、提高承包商的项目效益。
一、工程开工前,加强建设工程文件管理
建设工程文件是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,简称为工程文件。在工程实施过程中,承包商严格地加强文件管理可以避免工程失误、施工错误、工期延误和索赔事件的发生。有时即便是发生以上的事件,如果建设文件管理到位并且很完善的话,也能起到分清责任的作用,还能避免发包方以文件管理不完善为理由克扣或拖延支付承包商竣工结算款。这是一种从主观上做到有备无患的防范风险的做法。因此加强建设工程文件管理对承包商降低整个工程的风险包括竣工结算的风险都是至关重要的。
建设工程文件管理是一项长期工作,需要承包商加强内部管理,它也能体现承包商施工管理水平,因此,承包商必须从工程开始实施前就应该规范、重视。承包商应设专门的部门或专人负责收集和整理,实行技术负责人负责制,逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制,配备专职档案管理员,负责施工资料的管理工作。由他们专门收集各种合同文件、招标文件、施工日记、竣工图、工程付款单据、设备运行和保养文件、事故调查报告、会议记录、现场人员给上级主管部门的信件与文件等。每一项文件所包含的内容必须让专职档案管理员非常熟悉,这样才能收集完整的建设工程文件。例如合同文件不仅仅是通常的施工合同,它应该包括以下九项内容:合同协议书;中标通知书;投标书及其附件;施工合同专用条款;施工合同通用条款;标准、规范及有关的技术文件;图纸;工程量清单;工程报价单或预算书。另外还应该包括承包人承揽工程项目一览表、发包人供应材料设备一览表、工程质量保修书等三个内容。
承包商在工程开工前,就应该按照《城市建设档案管理规定》(建设部令第90号)和现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)的要求建立一套文件管理程序,对所有的文件编号、登记及合同各方之间的传递文件必须要有明确的规定。程序建立后就应该认真遵照执行,并定期检查文件是否已经发出,应该答复的文件是否已经答复,对拖延的文件应及时处理,对失职的部门及时敦促他们采取行动纠正。
二、竣工结算前,合理提出综合索赔报告
施工索赔是承包商为保护自己利益、避免和减少由于发包方违约或者由发包方应该承担的风险造成的经济损失,提高效益的一种手段。从实质上来说,索赔是承包方降低风险的一种措施,一个承包商项目管理水平的高低可以通过其向发包方索赔的水平来反映。
通常,依据施工索赔的发生时间的不同可以将索赔分为单项索赔和综合索赔。单项索赔是发生了由于非承包商的原因导致承包商损失的事件后,承包商应该于事件发生后的28天内提出索赔意向或索赔申请,向发包方提出索赔要求的索赔;而综合索赔则是发生在工程竣工前,承包商将许多在施工过程中没有解决的单项索赔集中起来,提出一份综合索赔报告以求一揽子方案解决索赔问题。当然,承包商应该力求以单项索赔将在工程执行过程中陆续出现的问题加以解决,因为综合索赔往往发生在竣工前,很多索赔事件都已经时过境迁,承包商即便是有充足的理由,其证据都已不复存在,承包商要想通过综合索赔获得发包方的全额赔偿是不可能的。当然,依据国际惯例,承包商一旦提出了综合索赔报告,工程师都会依据其同期记录、索赔报告及索赔证据合理地考虑一部分费用给承包商。基于这一点,承包商在竣工结算前应提出一份较为合理的综合索赔报告,以期提高其项目的收益。
承包商可在以下情况下提出综合索赔报告:
1、在施工过程中,单项索赔事件涉及到承发包双方的责任或由于多种原因、情况比较复杂,不能立即解决,双方忙于合同的实施,通过协商将此类索赔留待与工程后期解决;
2、承包商提出的索赔没有得到监理工程师或发包方的批准,承包商明确声明保留工程索赔的权利;
3、施工中的单项索赔虽然已经处理完毕,但承包商对结果并不满意,或者后续事件的重叠影响使原来的处理没有能够弥补承包商的损失。