6 体系文件的起草
首先要清理原有文件，在体系过程策划的基础上，按计划要求进行编制，起草中要按2000版ISO 9001标准对过程的控制要求，结合本组织实际总结以往的经验来进行。起草可分为两大阶段进行，首先制定质量方针、质量目标及质量手册和程序文件，然后再制定相应质量作业文件和有关记录表格。但为了有利于体系文件的编制，首先要把为起草体系文件具有综合性、指导性的文件先制定并确定下来，如纳入质量手册的《组织行政机构图》、《组织质量管理体系结构图》、《各职能部门质量职能分配表》，作为第三层次d）类文件的《各职能部门及有关人员质量职责规定》（即岗位责任制），《质量管理体系文件编号、编写导则》。考虑到2000版标准过程方法的使用，为了有利于实施体系过程的策划，也可以制定一份《采用过程方法的有关规定》文件，为全面开展文件起草作好准备。
起草体系文件应按本章第二节所述的原则和要求进行，要突出2000版标准所具有特点，可以先制定初稿，经讨论协调修改后提出征求意见稿，在广泛征求各职能部门意见基础上形成报审编，这一过程可能要反复2～3次，然后进行统稿形成报批稿，提交组织审核批准。这一过程只是对管理性体系文件而言，作为第三层次d）类有关质量作业技术文件，则可按技术文件编制程序进行编制。
体系文件对于实施标准转换的组织，即现在的使用者，则体系文件的制定就更为方便，因为原体系文件已有一定基础，大量的质量作业技术文件基本上都可以保留继续使用，关键是按照体系过程的策划，要确定组织体系的结构及其体系文件的结构，确定文件的数量和形式，由于2000版标准不是按要素而是采用以过程为基础的质量管理模式，体系结构改变了，所以质量手册基本上都要重新编制，其他程序文件和质量作业文件也需要加以修改、补充和完善。文件修改补充的工作量，决定于以往体系文件应用过程方法的程度，如完全已经采用了过程方法，只要补充完善即可，如没有或采用过程方法不充分，则体系文件需要重新设计。但必须注意，原有文件的修改、补充和完善，决不是只增加几个新条款内容，更改一下名词术语，重新排列一下文件的结构，最重要的是要从文件中反映出2000版标准的新思路、新方法、新结构的要求，体系文件要体现以过程为基础，采用过程方法，以过程管理为主导的原则。
编制体系文件是一个十分艰苦细致的工作，是贯标认证工作过程中的难点，组织应把这一过程作为培养锻炼熟悉标准的骨干队伍的机会，从中学习提高。有的组织为了少走弯路加快贯标认证的步伐，邀请咨询机构进行指导，这是一个有效的途径，但必须防止在咨询过程文件起草中包办代替，作为咨询机构主要是帮助组织理解标准，指导如何编制体系文件，要立足于为组织培养一支过得硬的贯标认证骨干队伍，组织的贯标认证队伍要从具体的工作中去锻炼成长。
7 体系文件的审核批准
当完成体系文件报批稿时，文件应进行审核，对质量手册、程序文件和管理性的作业文件，因为它涉及到各职能部门的应用，必要时应进行文件的会签，再作一次协调和审查，可使用文件会签批准表。在会签基础上，上述管理性文件均应经过管理者代表审核，质量手册应报请最高管理者批准，程序文件和质量作业文件可由管理者代表批准（有的小型组织必要时均可由最高管理者批准），在文件会签批准表上签字，最高管理者应在质量手册批准页上签字。作为第三层次d）类文件，可按文件控制程序规定按级实施审批。质量作业技术性文件按技术性文件审批规定执行。质量记录表格也属于文件，应根据策划由各职能部门进行编制，经质量主管部门审核协调，修改后应随同体系文件同时进行审批，在文件中应注意质量记录表格名称编号，属于文件受控范围。
文件批准后，即应发布实施，实施前应由质管部门统一进行编号，要做到文件编目的唯一性，由文件分管部门分发，以加强对文件的控制。并由人力资源部门开展体系文件的培训。
8 体系文件的改进和完善
体系文件的编制同样应实施PDCA报考循环，随着体系运行、内审及管理评审中所发现存在的问题，则应及时修改体系文件，体系文件应在不断修改、补充中得到完善，在体系运行中发挥应有的作用，文件修改应按有关规定程序执行。
以上是体系文件按2000版标准要求进行的编制过程，当然组织可以根据自身情况进行确定，尤其是当规模较小的组织，程序还可以简化。（考试大一级建造师编辑整理）
