1 成立体系文件编制小组
首先选定人员成立体系文件编制小组，进行组织落实。体系文件的编制应由组织最高管理者亲自领导，因为文件涉及到组织的质量方针目标、组织机构、职责权限、职能分配及体系的整个结构。管理者代表应负责日常具体的组织领导，质管部门为负责体系编制的主管职能部门。为加强领导，管理者代表或质管部门领导应成为体系文件编制小组的组长，成员数量可由组织规模大小来确定，大中型组织最好建立以质管部门为主，由各中层部门领导参加的文件编制小组，采取上下结合、分工合作的方式，文件应该由参与过程和活动的人员制定，这样有利于建立和培养一支以中层干部为骨干的贯标队伍，体现参与感和责任感，把编制体系文件作为学习标准热悉理解标准的过程，为有利于今后贯彻实施标准作好准备。充分发挥各级中层干部的作用是搞好贯标认证工作的关键，要积级参与体系文件的编制。对小型组织，本身规模很小、中层干部兼职很多，可以选择几个熟悉业务文字能力强的人员组成。确保体系文件编制成员的素质是提高体系文件质量的根本要素。
在建立体系文件编制小组中，要注意不要认为此项工作十分简单，找几个秀才做做文章，尤其是参考一些现有模式，照抄照搬，这容易走入误区，甚至走弯路，要重新返工，反而影响了贯标认证工作的进度。有的组织为了取证心切，采取其他组织现有体系文件，改换名称进行“移植”，这不可能对组织产生实质性的帮助，也根本不可能制定出符合2000版标准要求的体系文件，反而会害了组织自己。
2 要积极、认真地开展培训活动
要编写体系文件必须首先要理解和热悉ISO 9000标准和ISO 9001标准。要知道体系文件应如何编写，首先要开展培训活动，可通过内部质量审核员培训，或专门的ISO 9000族标准及体系文件编制培训班，重点应掌握以下内容：ISO 9000族标准的基本指导思想，即质量管理八项原则；IS09000：2000、ISO 9001：2000标准的内容要求；过程方法的应用；如何实施质量管理体系及过程的策划；体系文件的内容、要求及编制方法。因为体系文件涉及各部门各层次，培训最好中层以上干部均能参与，这有利于开展体系文件的编制工作，培训不仅仅是学习标准的内容和要求，更重要是要解决两个问题，一是要提高认识转变观念，树立‘2000版标准的新思路新观念以指导编写工作，二是要解决体系文件编写的方法问题，要以过程为基础，从过程方法人手，去识别过程、策划过程，从而去编制所需要的文件。搞好培训是建立体系文件的重要基础。
3 制定体系文件编制的总体安排
应编制一份体系文件总体安排计划，从成立编制小组、培训、进行体系策划、确定体系结构方案、制定体系文件目录和编制实施计划到体系文件的编制、修改、审核、批准、发布实施、完善改进，应按上述程序制定进度安排和要求。体系文件它涉及三个层次5类包括管理性文件和技术性文件，如基础薄弱的组织，技术性文件的编制工作是大量的，通常这一过程总体时间需3～4月左右，甚至有的组织还不够，决定于组织原有基础如何。要按计划进行分工，任务落实到各有关部门及责任人员。
4 进行质量管理体系过程的策划
2000版标准强调采用以过程方法来管理组织，用过程方法来建立、实施、保持、改进质量管理体系。
体系文件当然要以过程为基础，以体系的过程模式为基本结构，通过过程的识别、分析来确定所需要的文件和记录，文件和记录既要反应过程的要求又要达到能对过程实施控制，以利于体系的有效运行，为此要编制体系文件首先应对过程及其体系进行策划。
首先要进行调查研究识别过程，分析过程并确定过程。体系过程的策划应在质管部门的统一组织下，由各职能部门进行，主要是按标准要求来识别分析本部门的过程，提出体系文件和记录的需求。由于对过程方法的初次运用为统一理解方便实施，可以采用《质量管理体系过程策划记录》进行在过程策划的基础上，进一步进行质量管理体系的策划，设计和确定组织质量管理的结构，按2000版ISO 9001标准要求体系由四大板块过程组成，但应设置哪些机构，职能如何分配，要提出组织的行政机构结构图，质量管理体系结构图及各职能部门的质量职责分配表（简称二图一表），这是体系策划的一个结果，也是编制体系文件的前提，如果组织机构职能分工不能最后确定，则组织的体系文件是无法制定的。
在组织机构职能分配确定的前提下，可以进一步来核实各职能部门有关过程所需的文件和记录，此时各职能部门应进行按分工的内容，将策划结果和目前现有情况与2000版ISO9001标准所规定的要求进行对比分析，找出本部门相对ISO 9001：2000标准的差距和问题，确定过程所需的体系文件和记录的目录，经质管部门汇总讨论分析论证，最后确定组织，需要制定哪些体系文件和记录表格。
5 制定体系文件编制的实施计划
在上述策划分析基础上，编写小组要研究提出组织体系文件的结构形式，根据ISO9001：2000标准体系文件简练、实用、准确的要求，确定除质量方针、质量目标、质量手册外，应制定哪些程序文件和质量作业文件及质量记录。主要要确定程序文件的形式及数量，如加强程序文件，简化手册；或减少甚至不制定程序文件，细化手册；确定要多少管理性文件、技术性文件、质量记录。确定体系文件、记录总目录清单后应制定一份《体系文件编制计划表》，确定文件名称、编制责任部门责任人、起草人、统稿人（或审核人）。及编制进度。文件制定最好是哪个部门的文件由哪个部门自行起草，综合性文件由质管部门起草。
专项性文件由各职能部门起草，因为本部门最热悉本部门工作，有利于加深对标准的理解，有利于贯彻实施。上述计划应经最高管理者或管理者代表批准由质管部门组织实施，由文件编写小组成员作为起草人进行起草，各职能部门中层领导干部参与起草，并作为各职能部门文件起草的责任人。对于小型组织，则可直接由质管部门负责起草的有关工作，但要注意听取各部门意见和要求，加强协调配合。
为了统一体系文件的格式和编写要求，必要时可制定一份《质量管理体系文件编号编写规则》第三层类文件，以统一作出规定和要求。
