为了加强全线工程资料的及时收集、归档和管理，以及在竣工时顺利上交各种竣工资料，特制定以下资料归档整理办法
为了加强全线工程资料的及时收集、归档和管理，以及在竣工时顺利上交各种竣工资料，特制定以下资料归档整理办法。
公路竣工资料一般是按照“谁形成，谁编制”的原则。建设设计施工、监理等单位，根据各自的职责以施工、监理合同段为单位分别编制文件。
设计文件由建设、设计单位负责编制。
施工文件和竣工图表、竣（交）工验收文件由施工单位编制，监理单位负责检查审核。（施工文件内容附后）
监理文件由监理单位负责编制，并负责监督、检查项目建设中文件收集、积累的完整、准确情况。（监理文件内容附后）
具体的编制格式如下：
案卷构成的顺序依次为外封面、内封面、卷内目录、文件材料、备考表（详见附件2表）。
文件材料幅面原则为A4纸（210mm×297mm）。
打印文字材料原则采用3号仿宋体，表头标题原则采用20号仿宋体，表格文字、数据原则采用5号标准仿宋体。
一、页号规定
单页书写的文件材料在右下角编写页号，双页书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编写页号，且与目录相对应。图样页号编写在标题栏外。保管单位之间不连号。
成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件材料组卷的，应排在卷内文件材料最后，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。
二、案卷封面和脊背的编制
1、案卷封面须填写档号（指档案分类号和案卷顺序号）、项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等项目。
案卷内封面须填写案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、档号等项目。
档号，填写档案的类别代号、项目代号和案卷顺序号。公路工程类别代号统一为“5”。项目代号是档案人员为档案编制的需要而给予该项目的代号。案卷号为该案卷在项目档案案卷内的排列顺序号。类别代号与项目代号之间加“?? ”隔开，项目代号与案卷号之间加“—”号隔开。
公路工程竣工文件材料分为五级类目：
第一至第三级类目固定不变，四级类目为单项工程项目代号，项目代号可用阿拉伯数字表示（如：国道107，项目代号为107），也可用建设项目起止点汉语拼音第一字母和某段起止点的汉语拼音第一字母组成，中间加??°。??±符号；五级类目按单项工程竣工文件材料形成的先后：综合部分、决算和审计文件、监理资料、施工资料、科研新技术资料，分别用1、2、3、4、5表示。
档号的形式GL5.1. ××。×－×דGL”：一级类目（公路）；“5”：二级类目（公路工程）：“。”：类级符号；“1”：三级类目（道路）；“××”：四级类目（单项工程项目代码）；“×”：五级类目（文件材料的五大类文件）；“××”：案卷顺序号。案卷顺序号不编虚位，从“1”开始编写。
档号章
档号章用红色印泥加盖在每件文件首页的左上角，距上边沿10mm，左边沿20mm的位置。
档号章格式与尺寸如下，档号章内的“档号内容”可刻至四级类目（刻制字体4号仿宋体），五级类目类目和顺序号可用钢笔填写。
例：GL5（公路工程代号）。1（道路）。ZX（准兴高速公路）。1—×××（案卷号）
案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件内容。主要包括公路工程建设项目的起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。项目名称以初步设计的批复为准。
编制单位，是指案卷形成单位。
编制日期，是指案卷形成日期。
卷脊应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。
2、卷盒背脊档号栏贴标签。标签为白纸，共分四格，自上而下依次填写全宗号、类别代号、项目代号和案卷号。其中全宗号可暂不填写。卷盒背脊案卷题名栏可不填写。（式样见附件2表4）
3、案卷装盒后，随同案卷目录一起移交档案室。
