四、商品流通企业的信息管理
商品流通企业信息管理的主体是商品流通企业。
（一）商品流通企业信息管理的目的
大家都称现在的时代为“信息时代”，企业现在不再是大鱼吃小鱼，而是快鱼吃慢鱼。那么，信息获取和处理的速度在其中起到了非常关键的作用。
商品流通企业信息管理的目的就是提高企业效益和竞争力，促进企业发展，具体又表现在以下几个方面：
1.加强日常管理
2.提高管理效率和管理水平
3.协调各部门之间的协作关系
4.加速资金周转
5.提高人员素质
6.支持正确决策
在实现企业信息管理目的的同时，也要注意进行信息管理的成本与企业效益之间的平衡，因为信息管理属于所谓的“软”管理，其成效需要一段时间才能显现。因此，信息管理要与企业的实际相适应，在企业管理的过程中融入信息管理。
（二）商品流通企业信息管理的内容
商品流通企业信息管理的内容与一般信息管理的内容基本上是一致的，但在具体操作中又有其行业特点，具体表现在：
1.收集记录：要求做到及时准确，对不同的信息来源以不同的方式进行收集记录。如来源于柜台的日常的销售信息，以收款机进行记录，一定要全面，为了保证数据的安全性还要实行多级备份；而批发业务信息很可能来源于转账支票，对有关信息的记录无论是笔录，还是计算机录入，都要做到操作规范。
2.计算加工：由于不同的部门、不同的输出对象的要求不同，因此对数据的计算加工方式要求也不同。比如同样的销售数据，财务部门需要计算得到销售额、销售成本等财务信息；而采购管理部门则可能需要计算某一商品的不同规则、不同花色的销售量，从而确定订货量和采购量。
3.存储：对不同的需求，要以不同的格式和不同的存储介质进行存储，并制定存储原则。比如，对短期的信息与长期的信息、保密和非保密信息采取的存储方式、介质与原则都是不同的。
4.交流：企业内部的、企业外部的等等。
5.输出：将信息输出给特定的对象，如顾客、企业管理者等等。
（三）商品流通企业信息管理的方式
1.人工管理方式，适合规模微小型的个体商品流通企业。
2.计算机管理方式，现在已经成为一种主流的方式。
根据企业应用计算机技术的程度的不同，可以分为：
（1）简单记账式的管理
能够利用计算机对日常的经营活动进行简单的记录、计算，并且产生相应的财务报表。一般适用于独立经营的小型商品流通企业。
（2）经营规范式的管理
有一套具有基本功能的管理信息系统。除了日常经营管理之外，还能对企业的各个职能部门进行协调和规范管理。一般适用于中型或连锁经营的商品流通企业。
（3）决策经营式的管理
有一套功能较为完善的管理信息系统。除具有经营管理功能之外，还具备开放型的信息接收能力、数学建模能力、经济预测分析能力、决策专家支持系统等。适用于大型商品流通企业，此类企业一般设有常设信息管理机构，专职信息管理人员分为数据库管理员、企业信息系统主任和信息主管三个层次，其中信息主管（CIO）是企业高层管理者之一，也有成为首席信息官的。
（四）商品流通企业信息管理的技术
1.硬件系统
包括计算机硬件、网络设备、通讯设备等，这些设备的技术之间又相互关联，如GPS，需要上述所有设备系统。硬件的功能主要包括信息识别，数据采集、存储、加工、输出。
2.软件系统
包括操作系统、数据库管理系统、商品流通企业管理信息系统、语言编译系统、数据文件、办公软件、各种工具软件等。按功能，软件系统主要分为三类：
（1）系统管理和工具类
包括操作系统、数据库管理系统、语言编译系统、办公软件和各种工具软件。一般由专业的软件公司开发，供社会使用。
（2）商品流通企业管理信息系统
商品流通企业管理信息系统当然得在操作系统的环境下运行，同时也要调用其他管理和工具软件。
（3）数据文件
数据文件的种类很多，数据库中的数据表、各种财务软件生成的财务报表、与银行结算的电子交换数据表等，甚至图片、音频、视频等文件都是数据文件。
注意一点：如果你使用excel编辑了一段数据，然后生成的文件格式就是excel类型，后缀为XLS。如果你随便更改了扩展名之后，那么这个文件就打不开了。数据文件同样如此。因此，用户切不可自行改变数据文件的扩展名，否则，数据文件的类型会发生变化，难以再次使用。
3.网络技术
4.选择硬件系统的原则
（1）硬件系统要满足软件系统安装的指标要求。
（2）选购硬件设备时注意性价比。
（3）所有硬件的指标要协调。
（4）硬件设备的更新要慎重。注意局部硬件更新后，与总体的协调与兼容问题，不要造成冲突。
5.选择软件系统的原则
（1）根据商品流通企业管理信息系统的整体需要来组成软件系统。软件之间不能冲突。
（2）根据企业信息管理的特点选择各种软件。
（3）安装软件时要经过严格测试。保证软件与硬件资源不冲突、软件与其他软件不冲突。
（4）选择正版软件。
6.选择技术方案的原则
所谓选择技术方案就是要以商品流通企业管理信息系统的应用为核心，将各种硬件资源、软件资源与商品流通企业的业务实际情况相结合，选择最佳的资源配置方案。制定的技术方案要经过多方论证，同时要形成相应的文件系列存档待查。制定技术方案的原则有：
（1）结合信息处理的特点。信息处理的特点决定了选用的软件。
（2）根据数据流量。数据流量在很大程度上决定了硬件性能指标。
（3）根据企业网点的地理分布情况。企业网点的地理分布确定了网络拓扑结构，配置服务器、终端和其他硬件。
（4）技术方案的整体最佳性。
在以上原则的基础上，最终制定企业信息管理的技术方案，尽量做到既满足了信息管理的要求，又降低了信息管理成本。
