在电子文件形成或接收的那一刻起，系统自动生成一张形成周期表和它相伴“终生”，并真实完整地记载它的形成全部活动情况和保存它的演变过程。在形成周期表运行的工作过程中，系统还采用签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等来保证周期表内所记信息和电子文件的演变的准确性、原始性。所有这些都将作为该电子文件归档时，检验其原始性、真实性、完整性的唯一依据和凭证。
电子文件形成周期表的格式如下：加入收藏
工作程序：电子文件生命期内的一个活动阶段。由单位生成的电子文件其生命期内一般有：拟稿、改稿、审稿、定稿、文件发送等几个活动阶段。
作者：事先规定系统认可的有关人员。
签名或密码：作者在工作前输人自己的签名或密码，通过系统检验合格者才能进人相关工作程序。
形成时间：由系统自动记载工作人员结束本程序工作的时间，包括年、月、民 时、分的内容。
历次修改时间：主要指图纸。每次修改应留下记录，版本替换后应有说明。
处理意见：工作人员在完成本程序段工作后的建议和结论。
迁移：转移的方法和过程。
4.明确监理电子文件归档种类和流程
监理项目电子文件的形成数量大、时间跨度长。还有使用的软件，形成的电子文件种类多、变更多，而且形成阶段之间有密切联系。所以，应对电子文件的归档种类、归档流程事先给予明确。
5.各类电子文件形成的质量监控
为了使各类电子文件统一管理，监理单位的档案室或资料室应对电子文件的管理进行宏观的指导，并在其形成管理活动中加强电子文件形成的监控。
5.1.监理电子文件的前端监控
对电子文件形成的控制称前端监控。监理企业在建立电子文件管理系统时，应对电子文件的形成、积累作出规定，以便于在信息化环境下对各项功能进行整合。也为将来档案部门（或建设单位，或项目管理公司）把建设项目的监理文件质量纳入建设项目管理中做好充分准备。
监理电子文件是在计算机系统中生成和运转的，其文件形成管理过程的前端监控应从项目的监理投标、设计监理延伸到了施工监理阶段、保修阶段监理等全过程之中，并以功能合理的管理系统作为管好监理电子文件的先决条件。
前端监控是实现电子文件全程管理的重要保障，是全面整合和优化整个建设项目监理电子文件的集中体现。其做法可从以下两个方面进行。
5.1.1.监理电子文件真实性的监控
为了保证电子文档迁移过程中不造成电子文件某些信息的变化或丢失，确保电子文件的真实性，可按照国家标准《电子文件归档与管理规范》中对保证电子文件的真实性提出的四条措施进行监控。（注：在没在第三方（如档案馆）对监理电子文件的真实性进行监控的前提下，监理电子文档的真实性是对企业内部而言的。）
5.1.二监理电子文件完整性的监控
电子文件的完整性主要是指：一是要齐全，作为记录建设项目监理工作全过程真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量要齐全；二是要完整，建设项目监理过程中的每一份电子文件的内容、结构和背景信息要完整无缺损。监理单位可将必要的、常用的纸质文件作数字化处理，作为电子文件归档和保存。
5.2.统筹规划监理电子文件的形成、积累、归档
电子文件具有易消失、易更改、“稍纵即逝”等特性。为了防止电子文件在形成和归档过程中出现的失误，监理单位应将电子文件形成与归档工作纳人管理系统，统筹规划。电子文件的形成、积累应体现在各阶段的检查工作中，这样才能有效地防止电子文件的丢失和破坏。这是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的做法之一。主要方法有以下五点：
5.2.1.根据文件的类型和用途，一使用预先确定的方法认证文件；
5.2.2.根据一个人的资格及其权限，确定他接触电子文件的权力；
5.2.3.在系统中嵌人“工作流程”，只向有关人员呈现有关文件；
5.2.4.使用磁卡、密码和指纹识别等方式限制对某些技术的接触；
5.2.5.在系统内设计跟踪功能，记录对系统的任何接触及其结果（如文件被修改、删减和增添等）。
电子文件的全过程监控管理是一种系统的管理，在监理单位电子文件形成中，各个阶段所有管理活动和管理要素应统筹兼顾，应做到监理单位内部归档文件在档案管理系统中实行无缝链接，完全实现系统自动整合。
