监理企业电于文件的信息化管理及其办公自动化

　　7.工程项目监理电子文件的组成和建立
　　7.1.工程项目监理合同文件
　　工程项目监理合同文件在监理企业总部建立，包括监理招标文件、投标文件、监理大纲、中标通知书、监理委托合同、监理补充合同（协议）、监理延期合同（协议）及其他具有合同性质的文件。目前，由于电子商务的发展，通过互联网签署合同已成为现实。如合同文件在网上签署并经第三方确认备案，这类电子文件是有法律效力的，合同履行完毕后移人档案系统管理是毫无疑问的。如上述文件不是经互联网签署确认或获得的，可把有关纸质合同文件正本扫描成图象，与以文档格式保存的合同文件共同存放，被保存的文件应是只读的。这类合同文件可作为资料归档。
　　7.2.设计监理文件
　　设计监理文件也在监理企业总部建立，包括设计监理规划、各阶段或各专项审图意见等。加入收藏
　　7.3.施工阶段监理文件
　　施工阶段监理文件在项目监理部基于工程项目监理系统而建立。如工程项目建立了局域网或项目管理信息系统，项目监理部可把需要工程参建各方调阅的监理文件有选择性地设成只读文件在局域网上共享，方便工程各方人员随时查阅对照。
　　7.4.保修期阶段监理文件
　　在保修阶段，现场项目监理部可能已撤消，所以这一阶段的文件应由监理企业总部建立。包括回访记录、顾客保修通知、保修期阶段各类监理文件等。
　　8.结语
　　信息是监理企业领导者对企业进行管理，和监理工程师对工程项目进行质量、进度、投资等控制的依据。在监理日常工作中，随着信息技术高速发展和电脑化办公的逐步普及，经常需要对大量信息或电子文档进行处理；但由于信息量大、资料分散、种类繁多、共享性差等各种原因，文件或档案管理的工作量和工作难度也在不断加大。监理企业通过对电子文件进行信息化管理改造，通过办公自动化实现对档案的集中管理，全面共享档案资源，充分发挥各类档案资源的价值和提高资料的使用率，为决策提供丰富和有用的资料，从而加强对企业和监理项目的管理，是监理企业进一步发展，提高核心竞争力的一条必由之路。