为了保障企业员工培训系统的有效运行，还必须建立、健全并完善以下几方面的基础工作：
(一)合理划分部门职责，将子系统功能落到实处
1．培训需求分析系统功能的细化
培训需求管理是对培训需求分析全过程的管理，主要包括需求意向和申报、需求分析和需求确认。
(1)需求意向和申报。需求意向和申报是由理想需求与现实需求，或者预测需求与现实需求存在差距的部门或岗位提出的。理想需求与现实需求的差距是企业对任职人员的理想条件与现任职人员条件的差距。预测需求与现实需求的差距是企业未来或者中近期对任职人员的理想条件与现有岗位任职人员条件的差距。
对于上述两种差距，最了解情况、最有发言权的是各职能和业务部门的各级主管以及在岗的员工。
(2)培训需求的分析。申报者提出的培训需求并不能直接作为培训的依据。因为培训需求常常是一个岗位或一个部门提出的，存在着一定的片面性，所以应当对申报者的培训需求进行分析，这也是培训的组织和管理过程中必不可少的程序之一。
需求分析就是要消除培训需求意向的片面性，要从整体考虑，也就是说要全方位考虑，要从中近期的工作计划来考虑。为了做好上述工作，就需要由企业的相关岗位、相关部门以及负责培训的人力资源管理部门共同协商确定。
为了保证培训需求分析系统功能的实现，不但要有组织上保障，由专岗专人负责，还需要各级各类部门和人员的积极配合。
(3)培训需求的确认。培训需求的确认是指经过培训需求分析后，根据企业工作和发展的需求确认是否真正需要培训，培训什么内容，什么时候培训更适合，并依此制定出培训计划。这项工作一般是由人力资源部的培训主管负责完成。
(4)培训的组织管理的功能细化
培训的组织管理系统的任务就是负责组织、协调企业整体培训工作。它是一个以管理为主要职能的部门或者岗位，其中心任务就是组织协调组成培训体系的其他部门或者岗位，共同完成企业的培训工作，满足人力资源的配置需要。就其培训的最终目的而言，与人力资源部的中心职能有着密不可分的联系，也是人力资源开发与管理的一种方法和手段，所以培训的组织管理应由人力资源管理部门负责，或设立一个岗位，或设立一个下属部门，这样既有利于企业培训的组织管理，又有利于成本控制。
(二)后勤保障部门对员工培训的支持
培训的后勤保障部门就是企业培训的支持部门，它所要做的工作包括：场所确定和布置，培训设备和器材的准备，培训资料的购买、印刷和装订，交通保障，食宿保障，休息场所的保障等。这些工作不是一两个人就能单独完成的，它需要整体的配合和协调。从工作的性质看，企业负责培训的部室没有必要再设置一个专岗，由专人承担后勤保障工作。培训后勤保障工作由企业的后勤保障部门负责最为合适，这样做既体现了业务职能合理归属的原则，又节约了人力财力的投入。便于按照预定的计划开展工作。
(三)培训人员及其相关资源的配置
培训教师是保障培训系统运行的最主要的支撑点，是开展培训工作必不可少的基础条件之一。有人将培训教师与培训的管理者同等对待，或者归为一部分，是有欠考虑的，因为从职责上讲，他们之间有着本质的不同。
培训教师一般由两部分组成，一部分是企业内部人员，另一部分是企业外部特约或特聘人员。
1．企业内部人员。由企业内部人员担任培训教员或教师，有利于培训内容的讲解和传播。例如对新员工进行企业发展史的宣传教育，可以由企业编写教材，让外聘教师讲，但肯定不如由企业内部人员讲解更具感情和感染力、更易使受训人员接受。还有些培训项目，是必须由企业内部人员讲解，也是外聘教师取代不了的，如对销售人员所做的专项业务技能技巧的培训。
2．外聘教师。外聘教师对企业内人员进行培训也有着企业内教师无法替代的优势。外聘教师更了解企业的外部情况，有利于对世界先进技术和经验的引进与应用。企业也还可根据需要，有目的地选择外聘教师，保证培训效果。
外聘教师一般由培训的组织管理部门负责联系、聘请为佳。因为培训的组织管理部门更了解培训目的和培训时间，以利于培训的整体组织和管理。
3．培训教材的选用、编写，以及课件、教具的配置。培训大纲和教材一般由培训教师确定、编写，因为他们最了解培训内容，可以因材施教，即对不同素质的人采用不同的培训方式和方法。但是培训大纲和教材的编排、印刷和装订，应由后勤保障部门来完成。
教材、课件和教具是完成培训课程教学不可或缺的资源，必须按时、按质、按量保证教学的需要，实现合理的配置，否则也影响到培训的质量，难以达到预定的培训目标。
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