第二单元馈效考评数据的处理
【学习目标】
通过学习，掌握绩效考评材料的印制以及考评数据的收集、分类、记录、统计、保存的方法和技术。
【能力要求】
考评数据的处理就是对所采集到的绩效考评数据进行整理、汇总、分类、统计、保存的过程。考评数据的处理可以采用两种形式，即手工处理和计算机处理。
一、表格的设计与发放
无论怎样处理采集到的考评数据，都需要预先设计绩效考评使用的各种表格。各个企业所采用的考评表格没有统一的形式，繁简不一，有些表格简列各项考评因素和几个空格由主管圈选，有些则需由主管和下属共同设计商定。表格的形式并无严格要求，只要达到考评目的，简洁适用就可以。表格的设计应尽可能一目了然，表格中的文字也应准确清晰，像“可靠性”“责任感”“优良”等字眼都不够明确，容易使主管与下属产生误解。
所有的考评表格都应该包括考评要素和考评指标体系，以及考评应达到的标准。具有这些条件的考评表才能把对员工的期望表达清楚，使主管与下属对工作及问题的认识趋于一致。设计完成后，应按照考评的对象，根据实际需要印制一定数量的考评表格，再发给有关人员。本章附件中所列出的绩效管理统计报表，为第一节第二单元“某餐饮股份有限公司员工绩效管理的暂行规定。<草案)”中所设计的专用表格，可供读者参考。
二、收集考评数据记录
实施绩效考评评估应该搜集各种有关的数据资料．以便对员工做出正确而全面的评价，如果未能做到这一点，就只能凭模糊’的记忆来评判。因此，人力资源部门设计印制的各种对部门和员工绩效进行考评的相关表格。应明确规定填报考评表格的时间。人力资源部在发出表格后，如果在规定的时间内仍未能收齐考评数据记录，则应与部门负责人联系，以确保考评工作的顺利进行。考评工作的延误可能是由于部门负责人工作非常繁忙，没有时间交考评表，也有可能还有其他原因。因此，在考评期限前，应及时了解考评的进度情况，与各负责考评的有关人员进行沟通，要求其按时完成本阶段的考评工作。
三、考评数据的统计
收齐各种考评表之后，应根据绩效考评的要求，将员工考评结果进行分类整理，要确保数据检验的正确性。在对数据进行统计之前进行以下的检验：
1．识别信息检验，如岗位名称与员工姓名是否正确，与实际相符；员工名单是否有遗漏等。
2．考评程序与方法合理性的检验。
3．考评数据的信度检验。
4．考评数据的效度检验。
四、数据的计算机处理
如果数据少、简单，可用手工处理；数据多、复杂，则用计算机进行处理，即把各种考评数据存储在计算机中，报据需要调用。按考评数据的情况，利用计算机选择或设计统计软件表格，用于存储有关资料和数据。考评数据的统计至少包括以下项目：员工编号、部门、人数、考评类别、考评分数、考评项目等。重要的是给文档起一个文件名以易识别。可以用扫描仪把原始数据输入到计算机归类系统中，使用扫描仪可以解决用大量时间输入和校对资料的问题。为确保考评资料的保密性，应设立密码。当考评数据资料存储在磁盘上时，制作备份是非常重要的。
五、考评数据的保存
考评数据的保存应该满足考评工作的要求，根据需要能迅速检索，及时调用，这对考评工作的有效运作是至关重要的。如果你的办公桌上堆满了许多文件，当需要查找某个数据时，可能要花费大量时间，因此，在处理考评数据时，应当建立检索目录，并定期进行归类整理。按类归档、存档的考评数据更易查找使用。
六、文档的保管
考评数据和资料必须保存一定时间，以满足企业人力资源管理的需要。至于时间的长短，可根据各个单位的需求有所不同。每个单位应有保留数据的规定，统计的信息必须保留到统计汇总取得了正确的结果。每年要对所存储的考评数据和资料进行一次全面的检查，识别出哪些是要保留的资料，哪些是没有保留价值应当清理的资料。员工的考评数据和资料，必须注意保密。有些企业还有供各个部门公共使用的中央人事档案库，集中保管考评数据资料，有些企业采用各部门保管考评数据资料的方式，而有些企业同时采用上述两种存储考评资料的方式。
(一)集中归档的优点与不足
1．优点
(1)可以避免考评资料的重复；
(2)只需要一种存档程序；
(3)工作人员能提供质量更好的服务；
(4)不会出现积压、等待归档的考评资料。
2．不足
(1)不同部门可能会需要某些考评记录，导致这些记录必须复制；
(2)一种归档制度不能满足各部门的需求。
(二)考评文档的分类管理
1．按字母顺序。这是最常见的方法，按字母顺序归类的规则。
2．按数字顺序。每一个文件分配一个号码，而文件则按数字从低到高的顺序排列，每个员工一个号码，因此，要在卡片上保留所有的号码索引(可用计算机数据库存)。
(三)考评文档的安全
为确保考评数据资料的安全，应采取相应措施：
1．考评资料应立即归档，不应留在桌子上。
2．文件柜应锁好。
3．当离开办公室时，应注意锁上办公室的门和抽屉。
4．复印考评资料完成后，不要忘记从复印机上取走原件。
5．考评资料只供有此权限的人使用，借用要签收。
6．在清理不再需要的考评资料时，用碎纸机粉碎。
7．考评文档在办公室之间互相传递时，应始终放在文件夹中携带，以防考评资料撒落丢失。
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